DIAGNÓSTICO Y MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD EN TRABAJOS INDIRECTOS Y DE OFICINA
- Conocimiento de la improductividad en indirectos y sus causas.
- Desarrollo propuestas de mejora.
- Incremento de la productividad.
- Reducción de plazos de proceso de la información.
- Reducción de los errores.
DIAGNÓSTICO - IMPRODUCTIVIDAD EN TRABAJOS INDIRECTOS.
- A veces, el sobredimensionamiento de indirectos, se lleva por delante la cuenta de resultados de una empresa. Si bien suelen ser 2 personas las que tiran de una oficina de 20.
- Un 10 %, como mucho, de los trabajadores hace el trabajo con el suficiente rigor y a estos les llega absolutamente todo. De manera que se les acaba saturando, mientras que otros están ociosos.
- Las causas de la improductividad extrema en las oficinas, y que afecta a todo el proceso productivo, son:
- Sistema intrínsecamente improductivo por un mal diseño de la dirección y por un crecimiento a base de parches:
- Adicción a las reuniones.
- Adicción a los correos con copia a mucha gente.
- Asignación de tareas que no tienen ningún sentido como informes que nadie lee.
- Organigrama ineficiente.
- Hiperactividad en el lanzamiento de nuevos proyectos que no están alineados con un objetivo y a los que no se les da seguimiento.
- Procesos administrativos altamente improductivos:
- Duplicidades.
- Exceso de bucles de información.
- Procesos poco robustos - errores de información y reprocesos.
- Mal dimensionamiento de la carga de trabajo:
- Los trabajos de oficina no se suelen medir.
- Por cada nombre de una tarea se pone, como poco a una persona.
- 4 personas para carga de pedidos, facturación y cobros, contabilidad y compras.
- A lo mejor lo puede hacer todo una sola agrupando correctamente el trabajo por franjas horarias o por cada día de la semana.
- En esto la POLIVALENCIA es clave.
- Bajo desempeño de algunas personas:
- Los identificarás porque suelen repetir eso de NO TENGO TIEMPO.
- Los reconocerás mentalmente porque son las últimas personas a las que recurrirías si te ves en un apuro.
- Si miras su historial de navegación, verás que les sobra el 75 % de su jornada.
- Estiran el trabajo como pueden.
- Como les sobra tiempo, distraen a terceros.
- Y, además, cometen muchos errores porque, a base de no hacer nada, ya no trabajan con rigor.
NECESIDAD Y PROPUESTA DE SOLUCIÓN.
- Elaborar un diagnóstico: cuantificar la improductividad y sus causas.
- Elaborar un dossier de propuestas de mejora:
- Elaboración de un manual de buenas prácticas.
- Redistribución de la carga de trabajo y reasignación de tareas:
- Listas de dedicación.
- Asignación de bloques de tiempo.
- Mejora y simplificación de procesos.
- ¿Es necesaria la tarea? ¿Por qué se hace?
- ¿Está duplicada?
- ¿Puede automatizarse la tarea?
- ¿Podemos reducir los bucles de repetición? ¿Podemos hacer inspecciones cerca de la fuente del error?
- ¿Se puede delegar la tarea?
- Propuestas para la mejora de la POLIVALENCIA.
- Asignación de tiempo a proyectos de valor añadido.
- Uso de la inteligencia artificial y desarrollo de asistentes.
- Técnicas de confrontación efectiva del bajo desempeño.
- Impartición de formación a los responsables para la asimilación de resultados.
INDICADORES DE EFICACIA DEL PROYECTO.
- Costes indirectos.
- Plazo de procesado de la información.
- Reducción de errores.
- Tareas de valor añadido desarrolladas.