Foto

MEJORAMOS TU PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA

  • Optimización, estandarización, digitalización y automatización de procesos administrativos horizontales y verticales.
  • Reducción de tiempo y errores en el procesado de la información.
  • Reducción del tiempo de respuesta.
  • Formación y acompañamiento a los usuarios y mejora continua.
  • Mayor capacidad de gestión y de gobierno.
Foto

La optimización y automatización de procesos (Lean Office - BPM) te proporcionará una ventaja competitiva inmediata como consecuencia del incremento de tu eficiencia y eficacia.

La implantación de metodologías ágiles en tus proyectos mejorará la cantidad y calidad de los trabajos generados.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

  • Los procesos administrativos tienen un peso muy alto en el día a día y no se les da la importancia que tienen.
  • El teletrabajo ha maximizado las deficiencias y la falta de control de los procesos administrativos.
  • Las oficinas están repletas de administrativos y aun así, las tareas se van acumulando y no les queda ni un minuto libre. Aunque se incorpore más personal o se realicen horas extras, la situación lejos de mejorar empeora.
  • Los errores se detectan en fases muy tardías provocando largos y costosos retrabajos.
  • La multitarea hace que se disparen las interrupciones y luego no se recuerde el punto en el que se dejó un proceso, generándose reprocesos y pérdidas de tiempo para recordar el punto en el que se detuvo la actividad.
  • Existe dependencia de algunas personas del equipo para realizar los procesos.
  • Falta de homogenización en las tareas, hay administrativos que dedican 10 minutos y otros 50 minutos.
  • Cargas de trabajo desequilibradas entre los miembros del equipo, unos están siempre saturados y otros apenas tienen trabajo.
  • Dificultades para planificar los trabajos debido a que se desconoce su estado en tiempo real.
  • Los nuevos empleados no son efectivos durante el primer año porque no conocen cómo tienen que hacer las cosas a pesar de que se dedica mucho tiempo y esfuerzo en formarlos.
  • Procesos administrativos sin estandarizar que generan dudas e inseguridades en los empleados cada vez que tienen que realizarlos.
  • Los empleados no conocen las prioridades por lo que actúan por impulsos y dedican mucho tiempo en organizar su día.
  • Falta tiempo para poner en marcha nuevas ideas que pueden suponer una ventaja competitiva porque se dedica diariamente más de una jornada completa a apagar fuegos.
  • El equipo se encuentra desmotivado porque dedica un porcentaje muy alto de la jornada a tareas repetitivas y de no valor añadido.
  • La transferencia de información con clientes/proveedores y entre los empleados no se realiza de forma completa generando retrasos y retrabajos para avanzar con los procesos.

CAUSAS

  • Los procesos administrativos son los grandes olvidados. Los esfuerzos económicos y personales se dedican a optimizar los procesos industriales o procesos físicos.
  • Añadir personal no resuelve los problemas de saturación que tienen los empleados y a menudo empeora la situación porque no se ataca el problema raíz.
  • Las tareas repetitivas provocan errores humanos por transcripción de datos a ERP, CRM, hojas Excel, etc.
  • No se dispone de herramientas de control de procesos por lo que se desconoce su estado y no se pueden tomar acciones correctivas.
  • Cuellos de botella como consecuencia del desequilibrado en las cargas de trabajo. El desconocimiento de los tiempos estándar dificulta la planificación.
  • Falta de metodología de trabajo. Realización de procesos y tareas por parte de los empleados “a su manera” porque “siempre se ha hecho así”, generando resultados diferentes para el mismo trabajo.
  • Envío masivo de mails para comunicar el estado de los procesos que provocan saturación en los empleados y reducción del tiempo efectivo de trabajo y sobre todo, pérdida de responsabilidad.
  • Los empleados retienen el conocimiento por miedo a la pérdida de trabajo porque consideran que dejarían de ser “esenciales”.

Como consecuencia, los costes se incrementan y los plazos no se cumplen generando desconfianza y malestar en los clientes y proveedores.

Foto

¿NECESIDAD Y PROPUESTA DE SOLUCIÓN?

La labor de la dirección es reducir los impedimentos con los que su equipo se encuentra día tras día, eso les hará más felices y productivos. Cada problema suma a que el equipo no esté alineado con el objetivo común.

Para ello implantaremos la metodología BPM adaptada a tu empresa, independientemente del tamaño y la cantidad de empleados. Lo cual consiste en:

  • Selección de los procesos con más peso en la empresa.
  • Registrar y conocer los procesos actuales.
  • Mejorar los procesos actuales:
    • Eliminar tareas de no valor añadido.
    • Eliminar duplicidades de trabajo.
    • Reducir la probabilidad de error.
    • Llevar la inspección cerca de la fuente del error.
    • Automatizar ciertos pasos.
    • Hacer delegables las tareas.
    • Simplificar el proceso y reducir los pasos.
    • Diseñar la coordinación de los distintos intervinientes.
  • Validar el proceso mejorado con la dirección.
  • Digitalizar, automatizar y monitorizar el proceso mejorado.
  • Formar a los usuarios.

Foto

¿CÓMO LO HACEMOS?

  • Reunión inicial. Permitirá:
    • Conocer la estructura y el funcionamiento de tu empresa.
    • Conocer tu visión, misión y objetivos estratégicos.
    • Identificar los procesos clave.
  • Toma de datos. Nuestro equipo se desplazará a tus oficinas y absorberá la forma de trabajar de tu empresa y de tus empleados.
  • Análisis. Se estudiarán en detalle todos los datos recopilados en la fase anterior y se documentará la situación inicial.
  • Desarrollo de proyecto. Se rediseña, se digitaliza y se automatiza el proceso de negocio con el objetivo de maximizar los beneficios y el ROI.
  • Implantación. Se implantará en tu empresa el proceso rediseñado en la fase 4.
  • Formación. Se formará al cliente para que entiendan y asimilen las mejoras y tecnologías implantadas.
  • Soporte. Con el objetivo de resolver las posibles dudas que puedan surgir.
Foto

OBJETIVOS

  • Reducir el tiempo dedicado a los procesos.
  • Reducir los errores.
  • Reducir el plazo de entrega de la información.
  • Capacitar a los usuarios para:
    • Reducir los costes.
    • Mejorar el servicio a los clientes internos y externos.
    • Aumentar la capacidad de gestión y gobierno de la dirección.
Foto

¿POR QUÉ AZOES?

  • Ofrecemos soluciones a medida que generan retornos de inversión muy rápidos asequibles para todo tipo de empresas.
  • Trasladamos nuestra experiencia en la mejora de la productividad industrial e industria 4.0 a los procesos administrativos y del conocimiento.
  • Nuestros proyectos están orientados a ayudarte a cumplir con tus objetivos estratégicos.
  • Transformamos digitalmente tu empresa sin necesidad de complejos sistemas hardware y software.
  • Facilidad e inmediatez de implantación. Tus proyectos se ponen en producción de forma rápida y efectiva.
  • Formamos a tu equipo para que pueda entender el porqué y el para qué del proyecto lo que incrementará el grado de aprovechamiento a la vez que se minimiza el miedo al cambio.

¿QUIERES MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE TUS PROCESOS ADMINISTRATIVOS?


INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS
RESPONSABLE INDUSER ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL SL
FINALIDAD Y LEGIMITACIÓN PUBLICIDAD Y PROSPECCIÓN COMERCIAL; GESTIÓN DE CLIENTES, CONTABLE, FISCAL Y ADMINISTRATIVA.
DESTINATARIOS Sus datos podrán ser objeto de tratamiento por terceros (serán encargados del tratamiento destinatarios de sus datos con una finalidad contractual lícita, por ejemplo, nuestra gestoría,) exigiendo el mismo nivel de derechos, obligaciones y responsabilidades establecidas.
DERECHOS Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal así como revocar el consentimiento prestado, dirigiéndose a rgpd@zadecon.com
INFORMACION ADICIONAL Puede consultar la información adicional y detallada en este enlace.