MEJORAMOS TU PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA
- Optimización, estandarización, digitalización y automatización de procesos administrativos horizontales y verticales.
- Reducción de tiempo y errores en el procesado de la información.
- Reducción del tiempo de respuesta.
- Formación y acompañamiento a los usuarios y mejora continua.
- Mayor capacidad de gestión y de gobierno.
La optimización y automatización de procesos (Lean Office - BPM) te proporcionará una ventaja competitiva inmediata como consecuencia del incremento de tu eficiencia y eficacia.
La implantación de metodologías ágiles en tus proyectos mejorará la cantidad y calidad de los trabajos generados.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
- Los procesos administrativos tienen un peso muy alto en el día a día y no se les da la importancia que tienen.
- El teletrabajo ha maximizado las deficiencias y la falta de control de los procesos administrativos.
- Las oficinas están repletas de administrativos y aun así, las tareas se van acumulando y no les queda ni un minuto libre. Aunque se incorpore más personal o se realicen horas extras, la situación lejos de mejorar empeora.
- Los errores se detectan en fases muy tardías provocando largos y costosos retrabajos.
- La multitarea hace que se disparen las interrupciones y luego no se recuerde el punto en el que se dejó un proceso, generándose reprocesos y pérdidas de tiempo para recordar el punto en el que se detuvo la actividad.
- Existe dependencia de algunas personas del equipo para realizar los procesos.
- Falta de homogenización en las tareas, hay administrativos que dedican 10 minutos y otros 50 minutos.
- Cargas de trabajo desequilibradas entre los miembros del equipo, unos están siempre saturados y otros apenas tienen trabajo.
- Dificultades para planificar los trabajos debido a que se desconoce su estado en tiempo real.
- Los nuevos empleados no son efectivos durante el primer año porque no conocen cómo tienen que hacer las cosas a pesar de que se dedica mucho tiempo y esfuerzo en formarlos.
- Procesos administrativos sin estandarizar que generan dudas e inseguridades en los empleados cada vez que tienen que realizarlos.
- Los empleados no conocen las prioridades por lo que actúan por impulsos y dedican mucho tiempo en organizar su día.
- Falta tiempo para poner en marcha nuevas ideas que pueden suponer una ventaja competitiva porque se dedica diariamente más de una jornada completa a apagar fuegos.
- El equipo se encuentra desmotivado porque dedica un porcentaje muy alto de la jornada a tareas repetitivas y de no valor añadido.
- La transferencia de información con clientes/proveedores y entre los empleados no se realiza de forma completa generando retrasos y retrabajos para avanzar con los procesos.
CAUSAS
- Los procesos administrativos son los grandes olvidados. Los esfuerzos económicos y personales se dedican a optimizar los procesos industriales o procesos físicos.
- Añadir personal no resuelve los problemas de saturación que tienen los empleados y a menudo empeora la situación porque no se ataca el problema raíz.
- Las tareas repetitivas provocan errores humanos por transcripción de datos a ERP, CRM, hojas Excel, etc.
- No se dispone de herramientas de control de procesos por lo que se desconoce su estado y no se pueden tomar acciones correctivas.
- Cuellos de botella como consecuencia del desequilibrado en las cargas de trabajo. El desconocimiento de los tiempos estándar dificulta la planificación.
- Falta de metodología de trabajo. Realización de procesos y tareas por parte de los empleados “a su manera” porque “siempre se ha hecho así”, generando resultados diferentes para el mismo trabajo.
- Envío masivo de mails para comunicar el estado de los procesos que provocan saturación en los empleados y reducción del tiempo efectivo de trabajo y sobre todo, pérdida de responsabilidad.
- Los empleados retienen el conocimiento por miedo a la pérdida de trabajo porque consideran que dejarían de ser “esenciales”.
Como consecuencia, los costes se incrementan y los plazos no se cumplen generando desconfianza y malestar en los clientes y proveedores.
¿NECESIDAD Y PROPUESTA DE SOLUCIÓN?
La labor de la dirección es reducir los impedimentos con los que su equipo se encuentra día tras día, eso les hará más felices y productivos. Cada problema suma a que el equipo no esté alineado con el objetivo común.
Para ello implantaremos la metodología BPM adaptada a tu empresa, independientemente del tamaño y la cantidad de empleados. Lo cual consiste en:
- Selección de los procesos con más peso en la empresa.
- Registrar y conocer los procesos actuales.
- Mejorar los procesos actuales:
- Eliminar tareas de no valor añadido.
- Eliminar duplicidades de trabajo.
- Reducir la probabilidad de error.
- Llevar la inspección cerca de la fuente del error.
- Automatizar ciertos pasos.
- Hacer delegables las tareas.
- Simplificar el proceso y reducir los pasos.
- Diseñar la coordinación de los distintos intervinientes.
- Validar el proceso mejorado con la dirección.
- Digitalizar, automatizar y monitorizar el proceso mejorado.
- Formar a los usuarios.
¿CÓMO LO HACEMOS?
- Reunión inicial. Permitirá:
- Conocer la estructura y el funcionamiento de tu empresa.
- Conocer tu visión, misión y objetivos estratégicos.
- Identificar los procesos clave.
- Toma de datos. Nuestro equipo se desplazará a tus oficinas y absorberá la forma de trabajar de tu empresa y de tus empleados.
- Análisis. Se estudiarán en detalle todos los datos recopilados en la fase anterior y se documentará la situación inicial.
- Desarrollo de proyecto. Se rediseña, se digitaliza y se automatiza el proceso de negocio con el objetivo de maximizar los beneficios y el ROI.
- Implantación. Se implantará en tu empresa el proceso rediseñado en la fase 4.
- Formación. Se formará al cliente para que entiendan y asimilen las mejoras y tecnologías implantadas.
- Soporte. Con el objetivo de resolver las posibles dudas que puedan surgir.
OBJETIVOS
- Reducir el tiempo dedicado a los procesos.
- Reducir los errores.
- Reducir el plazo de entrega de la información.
- Capacitar a los usuarios para:
- Reducir los costes.
- Mejorar el servicio a los clientes internos y externos.
- Aumentar la capacidad de gestión y gobierno de la dirección.
¿POR QUÉ AZOES?
- Ofrecemos soluciones a medida que generan retornos de inversión muy rápidos asequibles para todo tipo de empresas.
- Trasladamos nuestra experiencia en la mejora de la productividad industrial e industria 4.0 a los procesos administrativos y del conocimiento.
- Nuestros proyectos están orientados a ayudarte a cumplir con tus objetivos estratégicos.
- Transformamos digitalmente tu empresa sin necesidad de complejos sistemas hardware y software.
- Facilidad e inmediatez de implantación. Tus proyectos se ponen en producción de forma rápida y efectiva.
- Formamos a tu equipo para que pueda entender el porqué y el para qué del proyecto lo que incrementará el grado de aprovechamiento a la vez que se minimiza el miedo al cambio.