AutoDiagnóstico de causas

Para la formulación del diagnóstico empezaremos por el enunciado del problema. Podría ser el quejido genérico que se oye a muchos empresarios y que implica que necesitan una estrategia en eficacia operativa:

La empresa no obtiene beneficios, los márgenes netos son muy bajos. Lo cual significa que la empresa NO ES COMPETITIVA. ¿Por qué?

Beneficios = Cantidad x (Precio - Coste Directo) - Gastos Generales

En este apartado hemos desarrollado una relación de situaciones cotidianas en una relación de causalidad. Lo más probable es que te veas reflejado en algunas.

Los costes directos son altos, ¿Por qué?
- Estándares de proceso deficientes. ¿Por qué?
  - Procesos de la información ineficientes.
  - Procesos físicos ineficientes.
    - No se analizan ni mejoran procesos.
- Elevada desviación con respecto a los estándares ¿Por qué?
  - Incumplimiento de las mejores prácticas ¿Por qué?
    - Falta de formación.
    - Falta de seguimiento y supervisión.
  - Alto nivel de incidencias ¿Por qué?
    - Deficiencias en la dirección, concretamente en la función de anticipación.
Los gastos generales son altos ¿Por qué?
- Una baja productividad directiva ¿Por qué?
  - Porque el entorno y sistema no permiten al directivo ser productivo.
  - Porque los directivos no disponen de habilidades directivas.
- Alto nivel de incidencias que no permiten al directivo concentrarse en su función y se centra en apagar fuegos.
Márgenes bajos ¿Por qué?
- La asignación de precios a muchos productos es incorrecta. Entonces el factor de la ecuación (Precio – Coste Directo) – Gastos Generales puede llegar a ser negativo. ¿Por qué?
  - Porque no hay un análisis científico de los costes.
    - Los costes no se calculan, se asignan en función de los supuestos precios de mercado.
    - Si se calculan se hacen por métodos muy simples por los que se reparten los gastos generales a todos los productos según una aplicación de proporcionalidad.
  - Porque los directivos no disponen de habilidades directivas.
- De manera que se acaba fomentando la venta de productos en los que hay poco margen y los clientes nos piden menos productos en los que sí que hay beneficio.

Realiza tu propio diagnóstico:

A continuación puedes realizar un AutoDiagnóstico de tu situación actual. Puedes pulsar en cada categoría para ver las diferentes causas. Al finalizar el mismo recibirás un informe que, si lo deseas, podrás compartir con nosotros para que te ayudemos a mejorar.
Las casillas no marcadas son los problemas que NO tienes. Las casillas que tú marques en rojo son aquellas que has detectado en tu empresa y que necesitas solventar.

La baja productividad directiva se debe a las siguientes causas:

La persona no dispone de habilidades directivas.

No sabe qué es un trabajo directivo ni a qué dedicar su tiempo para conseguir los objetivos.

Aunque puede que ni siquiera sepa cuáles son sus objetivos.

No es riguroso con su agenda, precisamente por lo anterior porque no sabe qué hacer y va rellenando las horas con reuniones y apagando fuegos. La actividad es enorme, no tanto los logros.

Se le "soltó" a dirigir un departamento sin la formación previa necesaria.

Probablemente, el que le "soltó" tampoco tenía tal formación, por eso hizo tal cosa.

El trabajo del directivo es planificar (anticiparse), controlar y proponer y desarrollar mejoras. Y no se hace, o se dedica una porción muy baja del tiempo total disponible. Dedica casi todo su tiempo a apagar fuegos.

¿Cuánto tiempo dedica el directivo a la anticipación? Poco.
¿Cuánto tiempo se dedica al análisis de las desviaciones y sus causas? Muy poco también, no hay tiempo.
Hay muchas mejoras pendientes de desarrollar y llevar a cabo, ¿Cuánto tiempo dedicamos a la mejora continua? Nada.
Entonces, ¿cuánto dedicas a apagar fuegos y a reuniones? Pues más de un 80% de mi jornada.

Las consecuencias de la baja productividad directiva.

Una dispersión y desviación muy altas de los resultados frente a los estándares. Resultados impredecibles.

Hacen falta más directivos para gestionar un mismo volumen de trabajo. Esto genera un aumento de los gastos generales.

Al no hacer correctamente su trabajo ni hacerlo a tiempo, muchos parámetros quedan sin anticipar y sin controlar y, por tanto se generan errores e incidencias. Esto aumenta los gastos directos.

Y algo mucho peor, si los directivos no son productivos la empresa no avanza ya que no disponen de tiempo para desarrollar mejoras porque las urgencias se anteponen. En consecuencia, otros competidores toman la delantera.

La desmotivación y la frustración invaden el estado emocional del equipo y eso lleva a un desempeño aún más bajo.

La mala praxis directiva puede llegar a desencadenar conflictos sociales. La falta de liderazgo puede generar enfrentamientos entre diversos grupos.

Mal diseño de los procesos de las actividades y del total proceso de negocio:

Procesos físicos de transformación y entrega de material y productos.

Los procesos físicos están cargados de tareas y de operaciones de no valor añadido que, generando costes, no transforman el producto ni lo hacen avanzar hacia el cliente. Las causas suelen ser:

Un exceso de stock en curso que genera: desplazamientos, búsquedas, operaciones de almacenaje y comunicaciones.
Un mal diseño de los puestos de traajo.
Ausencia de criterios de economía de movimientos.
Falta de análisis de métodos.
No hay medición de tiempos estándar de los trabajos.

No disponer del conocimiento de los tiempos estándar de los procesos hace que su gestión sea más difícil y de resultados más impredecibles. El tiempo es la materia prima en la gestión de la producción.

Al no conocer los tiempos estándar no se pueden dimensionar los recursos necesarios para llevar a cabo un determinado mix de producción. Se genera entonces un desequilibrio entre la carga y la capacidad de trabajo que provoca sobrecostes en caso de haber recursos ociosos y fallos de servicio por la situación contraria.

Los plazos de entrega, debido a lo anterior, son una incógnita y se recurre al servir como sea.

Si los procesos de una empresa no son los correctos es, básicamente, porque los directivos no saben que deben mejorar los procesos y/o porque no saben cómo mejorarlos y/o porque no tienen tiempo para hacerlo. En cualquier caso, el motivo es un bajo desempeño directivo.

Las consecuencias del mal diseño de los procesos.

Unos estándares bajos.

Aumento de los costes directos.

Nivel de incidencias elevado:

Causas de las interrupciones.

¿Qué es una incidencia?

Cosa que se produce en el transcurso de un asunto y que repercute en él alterándolo o interrumpiéndolo.

Las incidencias, las frecuentes interrupciones, son un indicador directo del nivel de dirección del que dispone la empresa. Son un efecto que se refleja en los niveles más bajos de la organización, sobre todo en la mano de obra directa. En muchos casos sucede que los directivos se lamentan de la baja productividad de los operarios sin entrar en el más mínimo análisis de las causas de este bajo desempeño. En la mayoría de los casos sucede que los operarios no son productivos porque no pueden serlo, porque las condiciones de trabajo no son aptas, porque la falta de anticipación de los directivos genera muchas interrupciones en el trabajo así como mucha frustración.

¿Y cuánto de lo anterior sucede en tu empresa? Las causas de las interrupciones, con múltiples anidamientos, son las siguientes:

Hay que interrumpir el trabajo en curso debido a una nueva urgencia o prioridad del departamento comercial. Esto implica que hay que dedicar tiempo al cambio de útiles de trabajo o de proyecto de aplicación informática. En ocasiones es más el tiempo que se dedica al cambio de la tarea que a hacer la propia tarea. Puesto que esto implica una pérdida de capacidad y el resto de trabajos siguen pendientes, pronto aparecerán nuevas urgencias que obligarán a nuevos cambios de trabajo sin haber finalizado el que está en curso. Se generará una nueva pérdida de capacidad, de manera que esta situación se convierte en algo endémico que no se puede parar. Ya no se planifica, se persigue la urgencia.

Falta de materiales: Son necesarios ciertos materiales para llevar a cabo la tarea pero no están disponibles y hay que detener los trabajos.

Falta de herramientas: Justo cuando se ha iniciado la tarea faltan las herramientas necesarias o están en mal estado. En ocasiones, el trabajo de 4 personas empieza 20 minutos tarde porque no encuentran un cúter. También puede pasar que, justo cuando vas a empezar tu jornada laboral, al ordenador le da por actualizarse y pierdes 40 minutos.

Averías de máquinas o de los sistemas.

Defectos de información: La información fluye de manera defectuosa y se hacen trabajos que no se deberían o en forma incorrecta que se tienen que repetir.

Reprocesos de trabajo, falta de calidad: No se sabe cuál es la especificación de calidad o bien no se sabe cómo cumplir con la misma.

Desequilibrios de carga y capacidad: La carga de trabajo es muy diferente a la capacidad. Los tiempos ociosos se camuflan, de manera que los costes aumentan y no se sabe el porqué.

Todo lo anterior viene causado, sobre todo, por falta de anticipación de algún parámetro, lo cual es una carencia directiva ya que su principal función es la anticipación.
Igualmente, la falta de políticas genera incidencias por servicios deficientes e información incompleta entre departamentos.

Múltiples cambios de trabajo: Se inician trabajos sin haber finalizado el que está en curso, por tanto, se producen constantes interrupciones.

Hay más causas anidadas y, en general, todas suceden. No obstante hay un Pareto de causa y efecto. Unas pocas incidencias generan la mayor parte del tiempo perdido y de los sobrecostes.

El objetivo del diagnóstico consistirá en hacer una investigación sistemática para identificar las causas qué más impacto generan y a partir de ahí determinar las necesidades para acometer la solución.

Consecuencias de un nivel alto de incidencias.

Hacen falta más directivos para gestionar un mismo volumen de trabajo. El apagafuegos consume todo el tiempo productivo. Esto genera un aumento de los gastos generales.

Al no hacer correctamente su trabajo, no hacerlo a tiempo, muchos parámetros quedan sin anticipar y sin controlar y, por tanto, se generan errores y más incidencias. Las incidencias son interrupciones que se acaban materializado, de alguna manera, en el trabajo de la mano de obra directa. Esto aumenta los gastos directos.

Como hemos explicado anteriormente existe un círculo vicioso entre los costes directos y los costes directivos por el que la dedicación de los directivos a la resolución de incidencias acaba generando más incidencias ya que han dejado de hacer lo que tenían que hacer. Las incidencias están ligadas a un bajo desempeño directivo, de hecho es la principal causa.

Y algo mucho peor, si los directivos no son productivos la empresa no avanza ya que no disponen de tiempo para desarrollar mejoras porque las urgencias se anteponen. De hecho, es lo peor que le puede pasar una empresa, que sus directivos ya no tengan tiempo (o nunca lo hayan tenido) para dedicarse a la mejora continua.

La frustración se apodera de la organización.

Se pierde la credibilidad entre departamentos. La cohesión del equipo se rompe.

La imagen de la empresa queda deteriorada ya que la situación trasciende fuera de la misma. Los resultados son impredecibles, la dispersión de efectos se incrementa notablemente, por lo que los clientes no nos consideran fiables.

Asignación de precios incorrecta:

Las consecuencias de una asignación de precios errónea.

Encarecemos artificialmente el producto estándar.

Abaratamos artificialmente el producto especial.

Es decir, el producto estándar subvenciona el precio del producto especial.

Por tanto, cada vez que se oferta un producto estándar se oferta caro y por consiguiente no se vende.

Cuando se oferta un producto especial se oferta barato, y se vende.

De manera que cada vez hay más producto especial y menos producto estándar en el mix de producción.

Puesto que el producto estándar subvenciona al especial y cada vez se vende menos estándar, no hay cómo pagar dicha subvención. Bueno, sí: la paga la cuenta de resultados, y la empresa entrará en pérdidas.

Porque, además, la capacidad de producción se verá totalmente mermada debido a que se estará más tiempo preparando lotes y cambiando utillajes que produciendo y facturando.

Otras causas:

Añade tu propio análisis al AutoDiagnóstico.

Como se puede observar, hemos tratado a todo lo que afecta a la fórmula del beneficio, a todo lo que afecta a la competitividad.

¿Hay alguno de estos factores que identifiques en el diagnóstico de tu empresa?

Con este listado puedes hacerte un autodiagnóstico de manera muy fácil, de forma que podrás empezar a emprender soluciones.

Descarga tu diagnóstico en PDF.

Introduce tu email y te enviaremos en PDF el resultado de tu diagnóstico acompañado de las soluciones a los problemas que has indicado para que puedas empezar a mejorar tu calidad de vida.

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