Soluciones al crecimiento de la complejidad.

La auténtica audacia reside en no hacer. Esta idea se entiende mejor a la luz de la siguiente reflexión de Brian H. Maskell:

El enfoque occidental tradicional para la resolución de los problemas de dirección ha consistido en crear sistemas complejos y recurrir a soluciones matemáticas. Este enfoque tipo «investigación de operaciones» para solucionar problemas industriales ha contribuido al desarrollo de empresas altamente sofisticadas, pero con rendimientos mediocres —empresas que se apoyan en técnicos y especialistas, cuyo personal de producción está alienado y es poco productivo.

Algo que hemos aprendido de las empresas japonesas (y de otras de la ribera del Pacífico) es el enorme valor de la simplicidad y de la participación. En vez de tratar de resolver un problema complejo creando una solución compleja, es preferible simplificar el problema de modo que la solución la entiendan todos con claridad.

Sin embargo, no es fácil simplificar los problemas complejos de producción. Aun así, el genio de algunos pioneros japoneses ha sabido, en algunos casos, cortar el Nudo Gordiano de la complejidad, aportando soluciones radicales.

Brian H. Maskell, Sistemas de datos de primer nivel mundial

El mito del Nudo Gordiano.

En la antigua ciudad de Gordio, en Anatolia, había un carro sagrado atado a un poste con un nudo extremadamente intrincado, conocido como el Nudo Gordiano.

Cuando Alejandro Magno llegó a Gordio durante su campaña en el año 333 a.C., fue desafiado a desatarlo. En lugar de intentarlo de forma convencional, Alejandro sacó su espada y lo cortó de un solo golpe.

Mi interpretación:

Alejandro se centró en el QUÉ, que era soltar el carro, no en el CÓMO, que consistía en deshacer el nudo. Esto le abrió la mente a un abanico de soluciones mucho más amplio. Una vez que lo hizo, la solución pareció obvia.

Qué implica esto en empresa:

• La misma lógica también aparece en el relato de David y Goliat. David venció a Goliat porque no compitió con sus normas (espada y armadura), sino con una piedra y una honda
  • ¿Y por qué tendría que seguir sus normas?
  • Se jugaba la vida.
  • Era, literalmente, una cuestión de VICTORIA o MUERTE.
• Lo que ocurre es que salir de lo aceptado puede ser socialmente difícil y antiintuitivo:
  • Para cumplir tu objetivo de mejorar la cuenta de resultados, a lo mejor tendrías que renunciar a algunos clientes.
  • Pero ¿vendiendo menos se gana más?
  • A veces, sí.
• Simplificar consiste en hacer menos, pero tendemos a pensar de forma lineal: creemos que, si hacemos menos, obtendremos menos, cuando en realidad muchas veces ocurre lo contrario.
• Ante la falta de información y de análisis adicional, hago más según el método estándar y no me equivoco porque, además, hacer más está bien visto, aunque no aporte nada.
• Sin embargo, aunque dejar de hacer exige mucha menos laboriosidad que hacer, exige mucho más trabajo mental (algo de lo que todo el mundo huye).
• Por eso, dejar de hacer exige fortaleza emocional y una gran claridad de criterio.
• En resumen, romper el Nudo Gordiano de la complejidad requiere:
  • Tener claro el objetivo.
  • Audacia para alcanzarlo como sea.
  • Y pensar.

En qué podemos cortar.

Llegados a este punto, la pregunta ya no es si hay que simplificar, sino dónde conviene cortar para recuperar foco, agilidad y rentabilidad:

Aplicar la navaja de Ockham:

De todas las posibles soluciones propuestas con la misma consecuencia, la que con mayor probabilidad funcionará es la más sencilla.

Y no por acierto de la propuesta, sino por la probabilidad de ejecutarla correctamente.

Reducir radicalmente el número de procedimientos:

En el Discurso del método, Descartes afirma:

De suerte que los estados están mejor regidos cuantas menos leyes tienen, y esas leyes están mejor observadas.

Y observando que las leyes, cuanto más simples son, tanto más se conforman con la naturaleza, pensé que en lugar del gran número de preceptos de los que consiste la lógica, me bastarían los cuatro siguientes, con tal de que tomara la firme resolución de no dejar de observarlos nunca.

René Descartes, Discurso del método

• ¿Por qué no se cumplen las normas y políticas?
  • Porque hay muchas.
• Elimina, fusiona y simplifica hasta quedarte con los procedimientos más mínimos y sencillos que te sean posibles.
  • Y hazlos cumplir.

Reducir radicalmente el número de componentes:

• Disponer de más piezas comunes.
• Aunque no estén totalmente optimizadas.

Reducir radicalmente el número de productos y variantes:

A partir de un análisis de su rentabilidad:

• El 30 % de los productos te dan el 180 % del beneficio.
• El 70 % restante te aporta un -80 %.
• Muchos de estos productos surgieron como un accidente, una prueba o un pedido especial.
• Quizás no puedas eliminarlos, pero sí aumentar su precio en un 37 %.

Michael E. Porter lo expone con claridad:

En la fase de crecimiento, quizás pudo haber una extensa línea de productos y una introducción frecuente de variedades y opciones; quizás incluso fue necesario y adecuado para el desarrollo de la industria. Pero esta situación ya no es posible en un entorno maduro.

La competencia en costes y la lucha por la participación en el mercado imponen exigencias muy severas. De ahí la necesidad de cuantificar la complejidad del coste del producto para eliminar los elementos no rentables de la línea y concentrarse en aquellos que ofrecen alguna ventaja evidente o cuyos consumidores son “buenos” clientes.

Michael E. Porter, Estrategia competitiva, pp. 293-294

Aplicar el análisis anterior a la variedad de clientes.

Adoptar tecnología solo cuando aporte mucho más beneficio que coste:

• Debe aportar mucho más valor del que cuesta implantarla y mantenerla.
• Nuestro equipo debe poder implantarla y operarla.
• Debe ser mucho mejor que lo que ya tengo.
• No puede hacerme depender de un único tercero.
• Debe ser relativamente fácil de mantener y no hacerme perder el foco.

Y es que lo de la tecnología suele acabar como el Nudo Gordiano: dedicamos más recursos a desenredarla que a soltar el carro.

Mantener la consistencia en la estrategia:

Persevera en pocas cosas.

Como se lee en Josué 1:7, en referencia a la ley recibida::

Solamente esfuérzate y sé muy valiente, … no te apartes de ella ni a diestra ni a siniestra, para que tengas éxito en todo lo que emprendas.

Josué 1:7

Formar a los trabajadores:

• De manera supremacista, nos centramos en elaborar los mejores procedimientos, software e instrucciones para que otros los sigan sin criterio.
• El problema radica en que nos olvidamos del operario, que es quien debe ejecutar el trabajo.
• Por tanto, crea manuales maestros lo más sencillos posible para su estudio y aplicación.
• Quien hace el trabajo debe saber, además del CÓMO, el POR QUÉ y el PARA QUÉ, para tener capacidad de reacción y ajuste ante los múltiples cambios que se presenten.
  • Así nos ahorraremos tener que oírte decir ese reproche tan habitual: ¿es que tenéis que llamarme para todo?
  • Pues sí, porque nunca dejas nada claro.

Cultivar un clima de confianza:

• Te podrás ahorrar muchos controles absurdos.
• Y podrás centrarte en mejorar las condiciones de trabajo de tus colaboradores.

Optimizar solo lo que tenga mucho peso:

• Optimizar lo mucho que sucede poco tiene más coste que su ineficiencia intrínseca y, además, hacerlo es imposible.
• Lo que sucede poco no podrás considerarlo óptimo y, por tanto, tendrás que planificarlo y cobrarlo como tal.

Eliminar el 70 % de las reuniones:

Una vez simplificado lo anterior, elimina el 70 % de las reuniones. Estas son algunas maneras de conseguirlo:

• Si tienes claro lo que hay que hacer, no montes reuniones; manda un correo breve y específico.
• Si necesitas mentalizar, haz un boletín con un correo a la semana que explique la importancia del cambio, el POR QUÉ y el PARA QUÉ.
• Diseña una organización en la que la información sea accesible, para no depender de tantos intermediarios.
• Introduce un criterio disruptivo: incentiva a tus directivos según la cantidad de reuniones que no convocan.
  • Da vértigo pensar en cómo se incrementaría la productividad.
  • La reacción típica sería: y si no nos reunimos, ¿qué vamos a hacer durante todo el día?
  • A lo que yo respondería: pregúntame a mí; yo te daré una tarea de valor para hacer.

Mateo 25:23 lo expresa así:

Su señor le dijo: ‘Bien, buen siervo; sobre poco has sido fiel, sobre mucho te pondré; entra en el gozo de tu señor.’

Mateo 25:23

Beneficios de la simplificación.

En resumen, simplificar no consiste en hacer menos sin criterio, sino en eliminar lo que sobra para que la empresa vuelva a funcionar con claridad y solidez. Sus principales beneficios son estos:

• INCREMENTO SUSTANCIAL DE LOS BENEFICIOS.
• COLABORADORES MÁS REALIZADOS.

Preguntas frecuentes sobre simplificación de procesos: