Consecuencias del crecimiento de la complejidad.

Xataka recoge una declaración de Jared Spataro, vicepresidente de Microsoft, a The Atlantic, en la que afirma que: hemos llegado al punto más alto de máxima ineficiencia humana en el trabajo de cuello blanco.

Más allá de la fuerza de la expresión, la idea apunta a un problema real: cuando la complejidad crece sin control, sus efectos se manifiestan rápidamente en la operativa diaria. A continuación, se recogen las principales consecuencias de primer orden de la generación de complejidad:

Creación de multitud de procedimientos:

Para poder gestionar tantos productos, clientes y mercados, se crean multitud de procedimientos:

• Estos se solapan y se contradicen.
• Nadie puede seguir tantos procedimientos y normas:
  • Se trabaja por memoria e improvisación.
  • En consecuencia, se cometen errores.

Exceso de proyectos simultáneos:

• Lo quiero todo y lo quiero ya: ¡TODO ES IMPORTANTE!
• No termino nada porque no tengo foco en nada.
• La frustración es brutal: hay 10 proyectos en paralelo.
  • Con sus correspondientes reuniones de seguimiento.
  • En las que tenemos que admitir que no hemos podido avanzar en nada porque, además de reunirnos, tenemos que trabajar.

Dificultad para estandarizar e industrializar.

Dificultad de cálculo y dispersión de los costes:

• Hay muchos productos y requiere mucho tiempo hacer el cálculo.
• Además, al ser difícil estandarizar, los costes reales sufren una gran dispersión.

Estado de reunión permanente:

• Se ha creado tanta complejidad que la toma de decisiones resulta muy difícil; se debe consultar a muchos directivos y técnicos.
• No existen criterios claros. Por tanto, no hay agilidad ni acierto en la toma de decisiones.
• El 80 % del tiempo de las reuniones se dedica a asuntos complejos que no dominamos porque se repiten poco.
• De manera que, si se dejaran de hacer, no pasaría NADA.

Como señala Rubén Andrés en Xataka:

Microsoft ha medido cuánto nos reunimos y se ha llevado las manos a la cabeza:

• El número de reuniones se ha triplicado desde 2016.
• Las reuniones para planificar cómo realizar el trabajo ya ocupan gran parte de la jornada…

Paradójicamente, planificar el trabajo a realizar en la actualidad consume más tiempo que realizarlo.

Aunque muchos acusan al teletrabajo de haber incrementado el tiempo dedicado a reuniones, lo cierto es que lo único que ha hecho es evidenciar un problema que poco tiene que ver con la distancia y mucho con la complejidad de las empresas y de la economía actual.

Extracto adaptado de Rubén Andrés en Xataka.

Inconsistencia en la estrategia:

• Vamos dando bandazos a medida que aparecen obstáculos y aparentes oportunidades nuevas.
• No perseveramos en una línea clara.

Baja productividad:

• Tanto en la fábrica como en las tareas administrativas, estamos en un estado de aprendizaje continuo.
• En fábrica:
  • Los trabajos son lentos y defectuosos, no dominamos tantos productos.
  • Se realizan muchos cambios de formato.
  • Por lo tanto, la capacidad de producción se reduce drásticamente.
• En administración:
  • Se cometen errores.
  • Cada vez hacen falta más directivos e indirectos para procesar la información compleja, pero no se factura más.
  • Las personas tienen que dedicar un porcentaje elevado de su jornada a registrar datos que nadie leerá y que no tienen utilidad.

Como señala Rubén Andrés en Xataka:

Derek Thompson apuntaba de forma muy acertada en un artículo para The Atlantic que el trabajo de los llamados trabajadores de cuello blanco ahora era asistir a reuniones. Es una afirmación polémica porque eso reduce su posición a la de meros mensajeros que llevan la información de un lugar a otro dentro de la empresa.

El experto de Microsoft (Jared Spataro) atribuía el incremento del número de reuniones a la creciente complejidad de la estructura y los procesos empresariales. De modo que cualquier decisión debe ser consensuada por distintos departamentos. Lo que The Wall Street Journal llamó “El impuesto de coordinación” que pasa su factura en forma de tiempo de reuniones.

Extracto adaptado de Rubén Andrés en Xataka.

Aumento de los plazos de entrega:

• Exceso de carga administrativa.
• Procesos más complejos y con más fases.
• Más validaciones.

Exceso de inventarios y obsolescencia.

Incapacidad de mantener y operar la tecnología en la que hemos invertido.

Necesidad de personas más cualificadas:

• La complejidad obliga a incorporar perfiles cada vez más cualificados para coordinar, controlar y procesar información.
• Eso eleva el coste laboral sin que necesariamente aumente el valor que percibe el cliente.
• Estos perfiles no generan producción directa, sino que crean y gestionan una complejidad que el mercado no paga.

Consecuencia última de la complejidad:

• FRUSTRACIÓN DE LOS COLABORADORES.
• Y UNA CUENTA DE RESULTADOS DEFICIENTE.

Preguntas frecuentes sobre gestión de la complejidad: