El lote óptimo es un valor único que no siempre tiene por qué ser el más conveniente para el reaprovisionamiento o la fabricación en nuestra industria.
Para poder determinar qué es lo que más nos interesa, debemos conocer cómo se conforma y evoluciona el coste total de aprovisionamiento. De este modo, además de disponer de un valor numérico, dispondremos de criterio para tomar las decisiones más adecuadas.
El lote óptimo.
Qué es el lote óptimo.
El lote óptimo es aquel para el que la suma de los costes de cambio de formato y los costes de almacenaje de una referencia es mínima. Es decir, el lote óptimo es el lote que deriva en un coste mínimo de aprovisionamiento.
El coste total de aprovisionamiento es la suma del coste de reaprovisionamiento o preparación y del coste de almacenamiento.
Hasta aquí no hay nada nuevo. Lo que sí es nuevo, aunque suene obvio, es que el lote óptimo debe estar bien calculado. Esto implica dos aspectos clave:
- No solo deben considerarse los costes del capital inmovilizado; también hay que tener en cuenta los costes del volumen ocupado. Aunque resulte evidente, se hace esta advertencia porque, normalmente, la bibliografía no aporta un modelo de cálculo del coste del volumen, o incluso se obvia.
- Hay que llevar a coste directo de almacenaje todo aquello que realmente lo sea, y no tratarlo como un coste indirecto o gasto general.
- Para ampliar información sobre este punto, se puede consultar el artículo Coste de almacenaje, valor y volumen.
Conviene decir algo que resulta muy obvio, pero que mi experiencia me ha demostrado que hay que repetir:
- Si produzco mediante lotes por encima del óptimo, surgirá un sobrecoste de almacenaje.
- Si produzco mediante lotes por debajo del óptimo, surgirá un sobrecoste por cambio de formato.
- Es decir: el error no se compensa, se suma.
Veamos gráficamente estas dos situaciones:
- En el caso de lanzar un lote inferior al lote óptimo ocurre lo siguiente:
2. En el caso de lanzar un lote superior al lote óptimo, ocurre lo siguiente:
En definitiva, cualquier lote distinto del lote óptimo genera un coste de aprovisionamiento superior al mínimo, es decir, sobrecostes.
Cómo se determina el lote óptimo.
Es importante recordar y asimilar de forma permanente la fórmula que determina el lote óptimo:
Donde:
- Dm: demanda media en el periodo de estudio.
- Cp: coste de reaprovisionamiento (o preparación) de un nuevo lote.
- Cs: coste de mantenimiento de stock o coste de almacenaje.
Es fundamental comprender totalmente el significado de esta fórmula y cómo influyen sus variables en el resultado. A continuación, analizaremos cada una de ellas.
Demanda media (Dm):
- Al estar en el numerador, un aumento de la demanda media implicará un aumento del lote óptimo.
- Por ejemplo, si la demanda de una referencia se duplica, el lote óptimo no se duplicará, sino que aumentará en raíz de dos.
- Esto sucede porque, si la demanda aumenta, el stock rota más rápido. Al estar menos tiempo almacenadas, las unidades generan un menor coste de mantenimiento, lo que permite pedir lotes mayores y compensar mejor el coste de las preparaciones.
- Análogamente, si la demanda disminuye, el lote óptimo también debe reducirse.
Coste de reaprovisionamiento o preparación (Cp):
- Cuanto mayor sea el coste de cambio de utillajes o el coste de transporte, mayor deberá ser el lote de producción o de pedido.
- Por ello, reducir el tiempo de cambio de utillajes (por ejemplo, mediante la aplicación de un SMED) resulta especialmente conveniente, ya que disminuye el coste de preparación.
- De este modo, cuanto menor sea dicho coste de preparación, menor será también el lote óptimo.
- Por tanto, reducir los costes de preparación siempre es deseable y hay que trabajar en reducirlos de forma permanente.
Coste de almacenaje (Cs):
- Si se reduce el coste financiero de las pólizas de crédito o el precio del alquiler de la nave destinada a almacén, el coste del almacenaje disminuye.
- Como consecuencia, el lote óptimo aumenta.
- Por el contrario, si suben los intereses de las pólizas, mantener existencias se encarece y la ecuación indicaría que conviene trabajar con lotes más pequeños.
- En este sentido, absolutamente siempre interesa bajar los costes de mantenimiento, y permanentemente interesa renegociar los intereses a la baja y reducir el espacio de nave ocupada como almacén o el precio de su alquiler.
Ideas clave sobre el lote óptimo.
La empresa debe reducir siempre sus costes. En el caso de los costes asociados al stock, tanto los de preparación como los de mantenimiento. La variación de estos parámetros alterará el lote óptimo, aumentando su tamaño en unos casos y reduciéndolo en otros.
El lote que genera el menor coste de aprovisionamiento es el lote óptimo. Es, por tanto, el tamaño de lote que debe perseguirse.
Ahora bien, si el lote óptimo es el que debe perseguirse, ¿por qué interesa que dicho lote sea cada vez menor? Porque cuanto más bajo es, mayor es la sincronización entre la producción y la demanda.
El rango óptimo.
Qué es el rango óptimo.
En la práctica, lo que en realidad sucede es que la curva del coste de aprovisionamiento no es tan pronunciada como se muestra en los gráficos anteriores.
Esto implica que desviarse a izquierda o derecha del lote óptimo no genera un impacto tan grande en costes como podría parecer. Así es como se muestra en los libros, con fines pedagógicos, para que se pueda apreciar de un modo más claro el coste de cada componente y el punto óptimo.
Para que la curva fuese tan pronunciada, el coste de almacenaje tendría que ser muy alto con respecto al coste de preparación. Es decir, una relación Cs/Cp elevada.
En los análisis reales:
- La línea azul oscura representa el coste de adquisición por unidad.
- La línea azul clara representa el coste de almacenamiento por unidad.
- La línea naranja representa el coste total por unidad, suma del coste de adquisición y del coste de almacenamiento.
Como se puede observar, a partir de cierto punto de la curva (que denominaremos “palo de hockey”), situado en torno a las 2.000 unidades, el coste crece de manera muy suave. Llamamos “palo de hockey” al punto a partir del cual la pendiente de la curva se aplana y el coste pasa a variar de forma cada vez menos intensa.
En este caso, el lote óptimo está en 4.345 unidades, pero hay un incremento de costes muy pequeño al movernos bastantes unidades a izquierda y derecha de dicho punto.
Cómo se determina el rango óptimo.
Podemos definir un porcentaje de desviación admisible respecto al lote óptimo. Por ejemplo, si en este caso se considera óptimo todo lote cuyo coste no supere en más de un 1 % el coste mínimo, el rango óptimo podría situarse entre 2.000 y 6.800 unidades.
Esto tiene implicaciones importantes, ya que nos permite escoger, dentro del rango óptimo, un valor más ajustado a nuestras condiciones. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Si el tamaño de mi almacén es pequeño, podré fabricar en lotes de 2.000 unidades en lugar de 4.345 (lote óptimo) sin tener un elevado coste por ello.
- Si, en el momento de la producción, la fábrica presenta ociosidad, puedo elegir un lote más elevado dentro del rango óptimo sin asumir grandes sobrecostes.
- Si existe sobrecarga de trabajo, puede ser preferible optar por lotes más pequeños para atender mejor a los clientes y repartir con mayor agilidad la producción entre distintas referencias.
- Si debe cumplirse una secuencia de producción determinada (por ejemplo, fabricar cada 20 días todas las referencias de una línea), puede fijarse el lote en función de la demanda prevista para ese periodo. En estos casos, trabajar con el rango óptimo ofrece más margen de ajuste que ceñirse estrictamente al lote óptimo teórico.
Para apreciar esta idea con mayor claridad, a continuación se muestra un gráfico con una pendiente más pronunciada, en el que los límites del rango óptimo se fijan en función del porcentaje de sobrecoste que se esté dispuesto a asumir respecto al lote óptimo:
Ideas clave sobre el rango óptimo.
La ecuación de los costes de almacenaje y aprovisionamiento y su derivada en forma de lote óptimo no contemplan ni pueden contemplar las decenas de condicionantes que tiene nuestra fábrica:
- Tamaño del almacén.
- Limitaciones financieras.
- Convivencia con otras referencias.
- Demanda de los clientes.
- Ociosidad.
- Sobrecarga de trabajo.
- Etc.
Por este motivo, el planificador de la producción debe poder decidir el tamaño de los lotes dentro de unos rangos, para adaptarlos a las condiciones concretas de cada situación.
El lote mínimo.
Qué es el lote mínimo.
Ahora, imaginemos que no trabajamos para suministrar un almacén propio, sino que fabricamos lotes bajo pedido a los clientes. En este caso, el lote óptimo no tiene cabida en nuestro análisis. Hay que servir el lote que nos pide el cliente.
A este respecto, todo industrial debe conocer esta fórmula de los costes en función del tamaño del lote, aunque no siempre ocurra así:
Lo más científico y preciso sería asignar un precio al cliente en función del resultado de la fórmula anterior. Sin embargo, la complejidad del proceso comercial hace que, en muchas ocasiones, esto no sea posible. En tales casos, hay que establecer un lote mínimo. Al fin y al cabo, ¿acaso no fijan también tus proveedores lotes mínimos?
Cómo se determina el lote mínimo.
El coste unitario en función del tamaño del lote presenta una forma como la que se muestra en el siguiente gráfico:
Retomando la idea del “palo de hockey”, para no incurrir en sobrecostes derivados del prorrateo de los costes de preparación en cada unidad fabricada, el lote mínimo deberá situarse a la derecha de dicho punto.
Por debajo de ese umbral, la empresa deberá fijar un precio para sus productos en el que la repercusión del coste de preparación tenga un peso elevado.
Preguntas frecuentes sobre lote óptimo:
Es el tamaño de lote que minimiza la suma entre los costes de cambio de formato o reaprovisionamiento y los costes de almacenaje, dando lugar al menor coste total de aprovisionamiento.
Si produces por encima del óptimo, aumenta el sobrecoste de almacenaje; si produces por debajo, aumenta el sobrecoste por cambios de formato o preparación. El artículo insiste en que el error no se compensa, sino que se suma.
Porque en la práctica existen condicionantes de fábrica que la fórmula no recoge por completo, como espacio de almacén, limitaciones financieras, convivencia entre referencias, ociosidad, sobrecarga y necesidades de servicio al cliente. Por eso el artículo propone trabajar también con un rango óptimo.
Es un intervalo de tamaños de lote alrededor del lote óptimo que mantiene un sobrecoste muy pequeño respecto al coste mínimo. Ese margen permite adaptar la producción a las necesidades reales de la planta sin penalización económica relevante.
El lote mínimo se utiliza especialmente cuando se fabrica bajo pedido y no tiene sentido aplicar directamente el lote óptimo. Debe fijarse en un punto donde el coste unitario no se dispare por el reparto de los costes de preparación, es decir, a la derecha del llamado “palo de hockey”.