Muchas empresas intentan sostener plazos de entrega muy cortos mediante la acumulación de stock, pero esa estrategia puede saturar almacenes, aumentar el producto en curso y dificultar la gestión de la producción. Este caso muestra cómo la implantación de un sistema de revisión continua, basado en lotes óptimos, stocks de seguridad y puntos de pedido, permitió reducir inventarios y ordenar el flujo de materiales en una industria proveedora de recambios para el sector de la automoción.
Contexto y objetivos del proyecto.
En este relato mostramos la primera fase de mejora de la gestión de stocks en una industria metalúrgica. La continuación del caso, centrada en las políticas de suministro, se desarrolla en el artículo “Reducción de inventarios mediante políticas de suministro”. En esta primera etapa, se sustituyó el sistema de revisión periódica de stocks por un modelo de revisión continua basado en el punto de pedido.
La empresa contactó con Zadecon para desarrollar esta primera fase del proyecto, que perseguía dos objetivos principales:
- Comprender cómo afecta el criterio de aprovisionamiento al funcionamiento de la fábrica.
- Analizar sus implicaciones sobre el nivel de stock.
Definición del problema.
Situación inicial del sistema de suministro.
El caso objeto de estudio correspondía a una industria dedicada al mecanizado de piezas de fundición. La empresa mantenía una política de servicio al cliente en 24 horas, mientras que sus proveedores de fundición servían las piezas en un plazo de entre 4 y 6 meses. Además, gestionaba 1.000 referencias de producto terminado y unas 5.000 referencias de artículos de fabricación, repartidas entre las distintas fases del proceso. El criterio de suministro seguido se muestra en el siguiente esquema:
En este esquema de suministro se observa la existencia de almacenes intermedios de materias primas, componentes y producto terminado. El proceso comenzaba con la compra de materias primas, que se almacenaban para su posterior utilización en la fabricación de componentes. Al mismo tiempo, el aprovisionamiento de componentes se realizaba desde proveedores externos, y estos artículos se almacenaban en otro almacén intermedio hasta su utilización en montaje.
Las órdenes de fabricación se emitían mediante reposiciones periódicas. Además, para intentar cumplir el plazo de entrega de 24 horas comprometido con los clientes, la empresa contaba con un almacén específico de producto terminado.
Consecuencias de la reposición periódica.
Este planteamiento generaba el siguiente escenario, como no podía ser de otra manera:
- Falta de servicio a los clientes, según la política de entregas establecida, que paradójicamente se intentaba corregir aumentando el stock de seguridad.
- Un stock en proceso y de producto terminado excesivo, tanto en coste como en volumen y número de referencias.
- Importantes pérdidas por obsolescencia, tanto en producto terminado como en semielaborados.
- Un tiempo de proceso (lead time) medio de 8 meses, desde la entrada de la materia prima hasta su transformación y entrega al cliente.
Como se puede ver, los problemas eran varios y debían abordarse de uno en uno. La primera línea de actuación se centró en reducir la variedad de referencias lanzadas, ya que este factor hacía la fabricación difícil de gestionar.
La causa principal de este problema era la política de reposición: cada mes se revisaba el estado de los stocks y se ordenaba reponer todo lo que se había consumido, con el fin de recuperar el nivel de stock previsto para cada referencia en los almacenes de producto terminado y de componentes. Esto implicaba lanzar órdenes de muchas referencias, con independencia de cuál fuera su tamaño de pedido. El gráfico de aprovisionamiento se muestra en la siguiente figura:
Proyecto desarrollado: método de revisión continua.
El proyecto consistió en cambiar el criterio de aprovisionamiento a un sistema de revisión continua, basado en el método del punto de pedido. Con ello, se perseguían dos grandes mejoras:
- Reducir el stock en los almacenes y en proceso.
- Reducir la cantidad de referencias lanzadas y en curso.
De este modo, en el almacén de producto terminado se establecieron un punto de pedido y un lote óptimo. La revisión pasó a ser constante: cada vez que se daba de baja un artículo, se comprobaba si el stock había quedado por debajo del punto de pedido. Cuando un producto se encontraba en esa situación, se solicitaba a montaje la fabricación del lote óptimo correspondiente.
A su vez, montaje solicitaba material al almacén de componentes, que se gestionaba con el mismo criterio: el punto de pedido. Este almacén suministraba material a la sección de montaje y, cuando alguna referencia quedaba por debajo del nivel establecido, el sistema generaba una orden de compra o una orden de fabricación en función del lote óptimo.
Además, en esta fase se conseguía que los lotes de compra y fabricación se ajustaran a la necesidad real. Se lanzaban menos referencias de componentes y no se fabricaba ni se compraba más cantidad de la necesaria. De este modo, la reducción del stock se extendía también a esta parte del proceso.
Por su parte, la fábrica de componentes se aprovisionaba del almacén de materias primas para iniciar el proceso, y este almacén se gestionaba igualmente con el método del punto de pedido.
Capacidades adquiridas por el cliente.
La mejora implantada permitió al cliente incorporar capacidades clave en su operativa:
- Gestión eficiente del espacio y del stock en almacén.
- Gestión eficiente de la producción y de la capacidad.
- Priorización de recursos según la importancia de cada producto.
- Aplicación de la revisión continua mediante lotes óptimos y puntos de pedido ajustados a la demanda.
- Formación del personal.
Beneficios operativos obtenidos.
Desde el punto de vista operativo, los principales beneficios obtenidos fueron los siguientes:
- Se liberó capacidad de almacén y de recursos para los productos A, lo que permitió servirlos de forma sistemática en plazo y con un menor coste de almacenamiento.
- Se redujo la cantidad de producto en curso y en almacén.
- Se redujeron los riesgos de obsolescencia.
Conclusión.
Los dos objetivos que se perseguían se consiguieron:
- Reducir el stock en los almacenes y en proceso.
- Reducir la cantidad de referencias lanzadas y en curso.
Intuitivamente, al observar los gráficos de gestión de stock, se entiende que así fue. En cuanto al nivel de inventario en almacenes, se puede ver que, con el método del punto de pedido, el stock se ajusta hasta un mínimo antes de volver a reponer. En cambio, con la revisión cíclica se repone periódicamente, se consuma lo que se consuma. Por tanto, el stock medio resulta mucho menor en el caso de la gestión mediante revisión continua.
La cantidad de referencias lanzadas también se redujo, ya que solo se pedía lo necesario y la capacidad productiva quedaba más concentrada en las necesidades reales. Por ello, las órdenes se procesaban antes y con mayor coherencia.
Los problemas, sin embargo, no desaparecieron. Mantener disponibilidad de 1.000 productos terminados distintos seguía siendo algo realmente difícil y costoso. Persistían los problemas de plazo y los almacenes continuaban saturados. ¿Por qué? Porque faltaba una correcta clasificación ABC. Los productos B y C se seguían manteniendo en los almacenes de producto terminado y de componentes, y saturaban el sistema por su baja rotación. Así, consumían capacidad y espacio que deberían quedar disponibles para los productos A, que son los que realmente se venden y generan facturación.
Era necesario, por tanto, replantearse la filosofía de suministro en función de si los productos eran A, B o C. La política aplicada hasta ese momento seguía siendo ineficiente y tampoco garantizaba un buen servicio al cliente, precisamente por la dificultad de llevarla a la práctica.
Este caso necesitaba, pues, una segunda fase de mejora: el establecimiento de una clasificación ABC y de una política de suministro coherente con ella. El relato continúa en el artículo dedicado a la reducción de inventarios mediante políticas de suministro.
Preguntas frecuentes sobre reducción de inventario:
La revisión continua es un sistema de gestión de stock en el que se controla cada movimiento de inventario en tiempo real. Cuando una referencia baja de un nivel definido, se lanza automáticamente una reposición mediante el punto de pedido.
La revisión continua repone solo lo que realmente se consume, mientras que la revisión periódica revisa y repone en fechas fijas. Esto permite reducir stock medio, bajar obsolescencia y concentrar la capacidad productiva en las referencias que de verdad se necesitan.
El punto de pedido se calcula teniendo en cuenta la demanda durante el plazo de suministro y el stock de seguridad necesario para cubrir variaciones. Así se evita tanto la rotura de stock como el exceso de inventario.
Porque evita fabricar, comprar o lanzar referencias que no se han consumido realmente. Al trabajar con lotes óptimos y reposición por necesidad real, disminuyen el stock en almacenes, el producto en proceso y el riesgo de obsolescencia.
Conviene especialmente en empresas con muchas referencias, plazos de suministro largos y problemas de saturación de almacenes. También es muy útil cuando se quiere mejorar el nivel de servicio sin seguir aumentando el stock de seguridad.