Solo se hace lo que se supervisa.
¿Por qué?
- Porque se dan 200 instrucciones al día.
- Hay que seguir más de 500 estándares.
- Las personas reciben 100 correos al día (los cuales, en su mayoría, están solo en copia y pasan de ellos y, cuando están dirigidos a ellos, también pasan).
- Además, hay un sistema de comunicaciones internas y grupos de WhatsApp.
- Sencillamente, es imposible atender y cumplir con todo lo anterior.
- Solo se hará aquello en lo que el líder esté centrado.
- Luego puedes decir:
- He insistido muchas veces en que…
- Lo he repetido en numerosas ocasiones…
- De acuerdo… pero no has bajado a supervisarlo ni una sola vez.
- Así que no te sorprendas: la responsabilidad es tuya.
Lo que nos enseñan los autores sobre la supervisión.
A este respecto, Peter Drucker, en El ejecutivo eficaz, nos cuenta una anécdota:
Cuando el general Eisenhower fue elegido, Harry S. Truman dijo: “Pobre Ike, cuando era general, daba una orden y esta era cumplida. Ahora se sentará en ese gran despacho, dará órdenes y no pasará nada”.
La razón por la cual “no pasará nada” no es, sin embargo, que un general tenga más autoridad que un presidente, sino que los organismos militares saben desde hace tiempo el fútil destino que espera a todas las órdenes. Por eso idearon el sistema para verificar su cumplimiento.
Comprendieron que el feedback más seguro consiste en ver uno mismo lo que pasa; los informes —únicos elementos que maneja habitualmente un presidente— no ayudan mucho. Todos los militares saben desde hace mucho tiempo que el oficial que da una orden ha de comprobar por sí mismo su cumplimiento… Jamás confía en lo que le dice el subalterno a quien le dio la orden. Y no porque desconfíe de este, sino que, por experiencia, ha aprendido a dudar de las comunicaciones.
Peter Drucker, El ejecutivo eficaz
Aunque varios siglos antes, René Descartes enuncia los 4 preceptos de su Discurso del método, siendo el primero:
No admitir jamás como verdadera ninguna cosa que no conociera evidentemente ser tal, es decir, evitar cuidadosamente la precipitación o la prevención y no comprender en mis juicios sino lo que se presentara tan clara y distintamente a mi espíritu que yo no tuviera ninguna ocasión de ponerlo en duda.
René Descartes, Discurso del método
Efectivamente, Descartes considera que, para acercarse a sus objetivos y evitar el error, lo primero que debe hacer es tener evidencia de todo lo que supone y, de no tenerla, deberá dudar.
Pero no se trata solo de hacer que las cosas se hagan o de controlar; se trata de que se hagan bien. En este sentido, Rensis Likert, director del Instituto de Investigación Social de la Universidad de Michigan, concluye lo siguiente:
… estudió los efectos de diferentes supervisores sobre la productividad de las personas a su cargo y descubrió que existía una correlación significativa entre una producción alta y una supervisión que ayudara a los operarios a realizar bien su trabajo y a obtener tanto su propia satisfacción como la consecución de los objetivos del departamento.
Rensis Likert
La supervisión es algo más que controlar.
Es la mejor formación que se puede recibir e impartir.
Una supervisión orientada a la enseñanza es la forma más cercana de instruir y dirigir a tus colaboradores.
A este respecto, cito un extracto de un artículo de EL PAÍS:
Los profesionales con iniciativa y talento aceptan la evaluación. No la supervisión. Piden respeto a su autonomía y que les traten como adultos. Esa es la teoría.
En la práctica, un estudio de Gallup sobre el grado de satisfacción de los empleados de grandes compañías de EE. UU. arroja que el 76% da importancia a la personalidad, capacidad y actitudes de su supervisor directo. Si es alguien competente, con buen trato y tienen sintonía, tienden a ser felices. Si no, sus rutinas pueden convertirse en un infierno. Solo el 11% atribuye esa importancia a los altos directivos o a los propietarios. Quizás el discurso de la horizontalidad obvia algo sustancial: los buenos supervisores crean valor y prescindir de ellos puede no ser una buena idea.
Miquel Echarri, “El problemático fin del jefe intermedio”, ICON (EL PAÍS), 27/05/2023.
Y es que un buen supervisor te libera de frustración e inseguridades.
¿Por qué es tan importante que nos supervisen?
Estas son las razones principales:
- Porque se necesita una visión panorámica y perspectiva. De hecho, supervisión significa VISIÓN SUPERIOR.
- Porque la visión del que hace algo es estrecha, la visión del que supervisa debe ser más amplia y tener en cuenta más factores.
- El que hace algo confunde la tarea con la finalidad.
- Un supervisor debe tener más claro qué se persigue y tomar mejores decisiones.
- Porque no es lo mismo hacer un trabajo que revisar cómo está, las neuronas implicadas son distintas:
- La capacidad de autoinspección de una persona es muy limitada. Es agotador para el cerebro.
- No es lo mismo tener los recursos y la atención dedicados a hacer algo que a revisarlo.
- Pero ¿cómo se te ha podido pasar esto?
- Porque estaba haciéndolo.
- Nuestra capacidad de atención es muy limitada. Por eso hay que observar desde distintos niveles.
De hecho, no te lo dicen, pero la gente no odia su trabajo; odia cómo se la dirige y se acaban yendo por su jefe. Y es que trabajar sin saber si lo estás haciendo bien o mal, sin corrección, es realmente frustrante.
¿Cómo reducir las no calidades en más del 50 %?
Permite que los mandos intermedios desempeñen su trabajo durante más del 75 % de su jornada laboral. Esto es:
- ANTICIPAR las condiciones de trabajo.
- SUPERVISAR la ejecución de los trabajos.
- Y CORREGIR las desviaciones mientras que enseñan al operario.
Para ello, deberás liberarles de:
- Descargar camiones.
- Atender el teléfono de los comerciales que puentean el proceso.
- Reuniones que no valen para nada.
- Burocracia y correos con copia a otras 8 personas.
Es notable la mejora que se consigue cuando el mando tiene tiempo para hacer estas tareas:
- Permite realizar al menos 4 ciclos de supervisión al día en todas las tareas a su cargo.
- Aunque no disponga de una lista de chequeo, que sería lo ideal, sí cuenta con amplio conocimiento y se dará cuenta de tareas que se están ejecutando erróneamente.
- Las corregirá y evitará que el error avance.
- Te aseguro que se ganará el sueldo en cada ciclo, porque siempre encontrará algo que no se esté haciendo correctamente.
- Porque el coste de los errores es alto y recuperar el promedio después resulta muy difícil.
- Por lo tanto, el mando debe estar siempre evitando el error y enseñando.
- También mejora de forma llamativa la motivación y el desempeño de los operarios por el hecho de sentirse supervisados y, por ello, con la seguridad de que están haciendo las cosas bien.
Además, la supervisión efectiva es imprescindible porque:
- Tú no puedes transferir en una orden o especificación toda la información y los datos necesarios para hacer la tarea.
- Aunque pudieras, las condiciones de contorno son tan cambiantes que tendrías que dar instrucciones para reajustarlas.
- Y, aunque lo anterior no sucediese, habría que supervisar por los problemas de comunicación entre emisor y receptor:
- Lo que pienso es diferente de lo que digo.
- Lo que digo es diferente de lo que oye.
- Lo que oye es diferente de lo que entiende.
- Puede que no sepa hacer el trabajo tal y como tú quieres.
- Es el único sistema fiable de transferencia de la cultura de la empresa.
Como punto final de este artículo, quisiera añadir que la supervisión deberá contar con un componente muy alto de observación directa y entrevistas a quienes realizan el trabajo. Detrás de una pantalla mirando indicadores, te perderás muchas cosas.
Preguntas frecuentes sobre supervisión en planta:
¿Por qué “solo se hace lo que se supervisa”? Porque en el día a día hay demasiadas instrucciones, estándares, correos electrónicos y canales internos. Es imposible cumplir todo a la vez: la gente prioriza lo que el líder revisa y refuerza con su presencia y su seguimiento.
¿Supervisar es controlar o formar? Es mucho más que controlar: una supervisión orientada a la enseñanza es la formación más efectiva en planta, porque corrige desviaciones en el momento y refuerza el estándar mientras se trabaja.
¿Por qué es tan importante que alguien nos supervise? Porque el ejecutor tiene una visión estrecha y su capacidad de autoinspección es limitada (la atención y la energía van a “hacer”, no a “revisar”). Supervisar aporta perspectiva, evita errores y reduce la frustración de trabajar sin retroalimentación.
¿Qué deberían hacer los mandos intermedios la mayor parte del tiempo? Tres cosas: anticipar las condiciones de trabajo (medios, materiales, información), supervisar la ejecución y corregir las desviaciones enseñando al operario. Si no pueden dedicar la mayor parte de su jornada a esto, el sistema se degrada.
¿Cómo mejorar la calidad y la motivación con una supervisión efectiva? Liberando al mando de tareas que lo sacan del puesto (descargar camiones, “puentes” de comerciales, reuniones inútiles, burocracia y correos) para que haga varios ciclos diarios de supervisión: detecta errores antes de que avancen, baja las no calidades y aumenta la seguridad psicológica del equipo (“lo estamos haciendo bien”).
