Recordemos qué es el incumplimiento de la planificación:
- Incumplir con la fecha de entrega (esto está bastante claro).
- Y/o utilizar más recursos de los planificados, es decir, incurrir en sobrecostes, algo que a menudo se pasa por alto.
A menudo confundimos producir con realizar transformaciones físicas en materiales, ensamblajes y componentes. Pero que sea la parte más visible no significa que sea la única ni la más importante. Con la suficiente anticipación se debe dotar y preparar todo lo que será necesario el día de la transformación física de unos determinados materiales y componentes:
- De hecho, estos materiales y componentes serán necesarios.
- También, será necesaria la información para saber cómo los quiere el cliente y cómo deben hacerse.
- Necesitaremos que los medios y las máquinas estén a punto para fabricar con calidad y productividad.
- Preparar medios, materiales e información puede exigir más energía y tiempo que la propia fabricación.
- Cuando tus operarios bien experimentados disponen de lo anterior, suelen tener muy pocos problemas o ninguno. “Solo” necesitarías una supervisión que minimizara el riesgo de error.
Por qué ocurre: interrupciones.
Entonces ¿qué puede hacer que una planificación se incumpla?
- Las múltiples interrupciones en el flujo de trabajo de cada interviniente en producción.
- ¿Cuáles son las causas de estas interrupciones?
- Fallos de anticipación.
- Fallos durante la ejecución.
A este tipo de alteraciones las llamamos incidencias:
Cosa que se produce en el transcurso de un asunto y que repercute en él alterándolo o interrumpiéndolo.
A continuación, desarrollaremos cada grupo de causas:
Fallos de anticipación.
Tendremos estas incidencias:
- Falta de:
- Materiales y componentes.
- Falta de herramientas.
- Información correcta.
- (O exceso de) recursos.
- Averías de máquinas.
- Problemas de calidad.
- Condiciones de trabajo inadecuadas.
Fallos durante la ejecución.
Los fallos durante la ejecución se deben a la falta de formación del operario, a la falta de supervisión y a los fallos de anticipación. Como resultado, durante la ejecución acaba saliendo todo lo que se ha hecho mal.
Tendremos estas incidencias:
- Condiciones de trabajo inadecuadas.
- Infidelidad al método de trabajo.
- Ociosidad.
- Ausencias en el puesto.
- Excesos de cambios de formato.
- Errores de ejecución.
Toda incidencia provoca una interrupción. Toda interrupción alarga el tiempo de ejecución. Y ese aumento del tiempo acaba traduciéndose en el incumplimiento de la planificación. En resumen, una tarea prevista para 2 horas acaba requiriendo 3.
Qué forma adoptan las interrupciones para cada tipo de incidencia.
Empecemos por las que son comunes a todo tipo de incidencia y representan el mayor daño.
Interrupciones comunes a todas las incidencias:
- Pérdida de:
- Foco por parte de la dirección y los mandos.
- Motivación.
- Autonomía.
- Incremento de la necesidad de coordinación sin aportar valor.
- Creación de más urgencias e incidencias debido a la improvisación.
Ahora, por tipo de incidencia…
Falta de materiales:
- Paradas por la espera de los materiales.
- Búsquedas en el almacén y consultas hasta confirmar que, efectivamente, el componente no está.
- Gestiones para envíos urgentes y presiones.
- Sustitución del faltante por otro componente no óptimo.
- Gestiones con los clientes para solicitar el cambio.
- Cambio forzoso de orden de producción (en caso de no localizar el faltante):
- Ubicación del trabajo en curso en otro lugar para dejar libre el área de trabajo.
- Gestión del semielaborado cuando corresponda retomarlo.
- Cambios de formato.
- Aprovisionamiento de componentes para la nueva orden.
- Replanificación improvisada, lo que acarreará más problemas.
Falta de información:
- Consultas a los encargados y viajes a la oficina técnica.
- Cálculo y deducción de información en el puesto de trabajo.
- Reprocesos por una inspección tardía.
- Llegada al cliente de errores de ejecución no detectados, en el peor de los casos.
Averías:
- Detención completa de la producción hasta la reparación de la avería.
- Descompensación del ritmo entre procesos consecutivos.
- Inactividad de los operarios mientras se resuelve la avería.
- Desmotivación y pérdida de concentración.
- Reorganización de la programación o reasignación de personal.
- Producción de piezas defectuosas antes de que se detecte el problema.
Falta de herramientas (o herramientas inadecuadas):
- Tiempo muerto buscando herramientas.
- Improvisación de medios: el uso de herramientas inadecuadas genera más errores, retrabajos e incluso riesgos para la seguridad.
- Desperdicio de tiempo global debido a la acumulación de pequeñas pérdidas repetidas a lo largo del día o entre varias personas.
Falta de planificación de la calidad:
- Retrabajos.
- Paradas para resolver no conformidades.
- Decisiones improvisadas.
- Sobreinspección por pérdida de confianza.
Se debe definir qué es la planificación de la calidad:
- Definir criterios claros desde el diseño del producto.
- Establecer puntos de control y métodos de inspección en la fuente del error.
- Estandarizar procesos para evitar variabilidad.
- Formar al personal en lo que se espera que haga bien desde el principio (calidad en origen).
- Definir las especificaciones de producción y de materiales.
- Dotar y especificar herramientas y utillajes.
Falta de planificación de recursos:
- Es la incidencia más silenciosa.
- No parece que pase nada grave, pero:
- Si hay un exceso de recursos, se produce subactividad.
- Si hay un déficit, se producirán incumplimientos.
- Aunque pueden ocurrir las dos cosas: el exceso de recursos (con sus sobrecostes) y los incumplimientos en las entregas.
Urgencias:
- Paralización del trabajo en curso.
- Cambios de formato no previstos.
- Debido a la improvisación: falta de materiales, medios e información para la nueva orden de producción.
- Por tanto, improductividad en la nueva orden de trabajo.
- Gestión del trabajo que quedó semielaborado.
Acerca de la productividad de la dirección.
Puede parecer que mandos, directivos y responsables de mantenimiento trabajan intensamente para resolver estas incidencias, pero esto no significa, ni mucho menos, que sean productivos.
Se dice que los tipos de trabajo que hay son:
- Trabajos individuales.
- Trabajos de coordinación.
- Trabajos de reflexión.
Pero a lo anterior hay que añadir otra categoría: trabajos de resolución de incidencias.
- Consumen más tiempo que todas las tareas de valor añadido juntas.
- Dan lugar a una dinámica de trabajo reactiva, de “apagar fuegos”.
- No aportan valor edificante ni para la persona ni para la empresa.
Hacer algo bien y con suficiente anticipación tiene un coste en tiempo. Si tienes que resolverlo de forma improvisada y después de una incidencia, ese coste se multiplica por 10 o por 20, y además con un resultado mucho peor que si hubieras podido trabajar con serenidad.
Por eso, el directivo que se anticipa vive mucho más tranquilo y es mucho más productivo.
La planificación de la producción determina:
- Las entregas a los clientes (internos o externos).
- El coste al que se harán estas entregas.
De tal manera que constituye un factor crítico para la competitividad.
Preguntas frecuentes sobre incumplimiento de la planificación:
No solo es entregar tarde. También es usar más recursos de los previstos (sobrecostes): por ejemplo, planear 2 horas y acabar tardando 3 por interrupciones e improvisación.
Las interrupciones en el flujo de trabajo de las personas que intervienen en la producción. Y esas interrupciones provienen de dos fuentes: fallos de anticipación y fallos durante la ejecución (incidencias).
Falta de materiales y componentes, falta de herramientas, averías de máquinas, falta de información correcta, problemas de calidad, falta o exceso de recursos y condiciones de trabajo inadecuadas.
En paradas por espera, búsquedas y consultas, replanificación improvisada, cambios de formato, retrabajos, sobreinspección por pérdida de confianza y desmotivación. Además, se pierde el foco directivo y aumenta la coordinación sin valor.
Porque la resolución de incidencias consume más tiempo que las tareas de valor añadido juntas. El artículo sostiene que hacer algo bien con anticipación cuesta poco, pero resolverlo improvisando tras una incidencia puede costar 10–20 veces más en tiempo, estrés y coste total.



