Dos políticas industriales de obligado cumplimiento.

Sin políticas de productividad industrial claras, cada uno crea las suyas propias para sobrevivir y maximizar sus resultados, en detrimento de los de toda la organización. 

En este artículo te facilito dos políticas de productividad industrial cuya no aplicación garantiza altas tasas de improductividad. 

Si no están adecuadamente coordinados y controlados, los subsistemas desarrollan una vida independiente por sí mismos, con sus propios valores, normas y objetivos que acaban superando en prioridad a los de la organización.

De este modo, cada subsistema tiende a maximizar su propio rendimiento, a veces con poca conciencia de su misión de soporte, o bien provocando efectos perjudiciales en la organización en general.

De Feo y Barnard, Más allá del Seis Sigma (McGraw-Hill, 2004), p. 132.

Políticas de productividad industrial: el coste oculto de la información incompleta.

Todos los departamentos de la empresa reciben, transforman y entregan información o materiales desde y hacia otros departamentos, sean internos o externos. Es decir, todos los departamentos tienen clientes y proveedores; por tanto, a su vez, son clientes y proveedores. 

Las políticas son las especificaciones según las cuales cada departamento debe entregar a su cliente la información o los materiales. El cumplimiento de las mismas constituye un estándar de comportamiento. Para que se pueda seguir, debe estar, lo primero de todo, definido. 

Qué pasa sin especificaciones.

La calidad de la información no se ve; no es tangible, sobre todo si no hay especificaciones al respecto. Cuando no hay especificaciones, cada departamento entrega la información al siguiente de manera incompleta, sin rigor. Cada departamento buscará maximizar su productividad ahorrando esfuerzo en el tratamiento y la transmisión de la información. Actuando así, transmite las carencias y la falta de rigor de los datos a su cliente.

Coste oculto del reproceso.

Para hacer su trabajo, el receptor de la información necesitará completar la misma hasta alcanzar las condiciones que requiere. Esto implica que tiene que dedicar una cantidad importante de tiempo a localizar datos que faltan, a validar otros que le han llegado pero carecen de credibilidad y a investigar. Esto se resuelve mediante la sobrecarga de trabajo administrativo y de comunicaciones, a costa de alargar los plazos de ejecución de los procesos. Además, se añade un riesgo de error innecesario.

El trabajo de procesar cierta información en el departamento correspondiente puede tomar un minuto. Cuando no se hace y se traslada su procesamiento al paso siguiente, puede costar 10 o 100 minutos y la probabilidad de error puede incrementarse en un 400 %.

Además, el departamento proveedor no se ahorrará nada porque el cliente deberá comunicarse con él para hacer consultas y debatir aclaraciones. La maximización de la productividad en el proveedor es solo una ilusión. Realmente, la información se entrega incompleta por falta de especificación, disciplina y rigor, y porque no se sabe cuál es el daño que esta situación hace.

Por qué las reuniones no lo arreglan.

Cuando no hay políticas ni especificaciones, se intenta resolver las discrepancias mediante reuniones, pero da igual; no funciona. El orden dura lo que dura el susto que provocó un error grave que nos puso a todos en alerta. Durará tan poco como poco tardarán en aparecer nuevos problemas y apreturas que llevarán a los departamentos a tomar atajos, perjudicando a la totalidad de la organización.

Pero ¿podemos afirmar que estamos tomando atajos? Si no hay políticas establecidas, cada uno hace las cosas según su mejor criterio, sin saber si incumple alguna norma o no; es totalmente legítimo que las personas quieran maximizar su productividad.  Sin especificaciones, el proveedor no sabe cómo debe entregar la información al cliente, y el cliente tampoco sabe qué información debe exigirle al proveedor.

Se acepta que las cosas funcionen así. Está totalmente asumido que debe haber desavenencias y desajustes constantes entre el cliente y el proveedor. Tan es así que, por ejemplo, es habitual que se llegue a la enemistad entre las personas de los departamentos de producción y comercial.  Y esta asunción no tiene nada de gratuito: para la empresa, sobrecostes y plazos de entrega más largos; y para las personas, frustración y relaciones laborales intoxicadas.

Es función de la gerencia establecer las políticas y especificaciones de entrega que maximicen la productividad del todo. Y una vez definidas, es responsabilidad de la gerencia auditar que se cumple. A todas las políticas ya definidas, tenemos que añadir las dos siguientes.

Política 1: No acepto – No genero – No entrego: Problemas.

Esta política establece un cortafuegos en cada puesto de trabajo para detener la reacción en cadena de errores. Se basa en tres fases estrictas.

No acepto:

• Debes evitar caer en la condescendencia de aceptar incumplimientos para luego lamentarte de que te cuesta el doble hacer tu trabajo porque falta información. Simplemente, no lo aceptes.
• La empresa ha creado un estándar de relación entre departamentos que debe ser cumplido.
• Se crearán checklists para la recepción de la información.
• No es facultad de un determinado departamento saltarse la política aceptando información incompleta, ya que esto provoca sobrecostes directos para completarla.
• ¿Aceptarías que te pusieran diésel en tu coche de gasolina? No, eso crearía graves problemas. Lo mismo ocurre cuando aceptas información incompleta.
• Sabemos que la falta de confrontación es una de las principales causas del bajo desempeño en la organización.
• La mayoría de los departamentos técnicos que conozco dedican más tiempo a buscar información que el departamento comercial no ha proporcionado, por falta de rigor, que a desarrollar trabajo técnico de valor. Me atrevería a decir que la proporción es de 70/30.
• Por ello, tienes la obligación de confrontar el incumplimiento de tu proveedor. Supone un pequeño trastorno emocional (sobre todo cuando es un compañero y amigo de toda la vida), pero te acabas acostumbrando, y más aún cuando compruebes cómo mejora tu calidad de vida y la de tus trabajos cuando te entreguen las cosas bien.
• Este es el paso más importante de esta política. Si lo cumples, tendrás el 70% del trabajo resuelto.  

No genero:

• Si has recibido la información correctamente, ahora te toca a ti trabajar con rigor y procesar tu parte correctamente.
• Hacerlo te llevará mucho menos tiempo que el que te llevaba corregir la información incompleta de otro departamento.

No entrego:

• Debes saber qué requiere tu cliente. El mismo checklist que él tiene para la recepción, debes repasarlo tú también antes de entregar.
• De esta manera, evitaremos que sea tu cliente quien detecte un posible olvido o carencia.

Seamos muy rigurosos en esto: un problema se complica conforme avanza. Cuanto antes se detenga y se corrija, más bajo será el coste de la corrección. 

Nota: nos hemos centrado, sobre todo, en la transformación de la información; no obstante, todo lo que hemos comentado se aplica a materiales, herramientas, maquinaria, etc.

Política 2: No interrupción del trabajo en curso.

¿Alguna vez has notado que en una sola mañana de sábado avanzas más trabajo que en toda la semana? No es casualidad: es la ausencia de interrupciones.

¿No has percibido que cuando los responsables de planificación o el director comercial están de vacaciones o de baja, las líneas producen mucho más? Absolutamente, porque se planifican menos cambios innecesarios.

Parar y recuperar el contexto en el que estábamos trabajando puede generar una improductividad del:

• 20% en procesos físicos.
• 80% en tareas del conocimiento:
  • Las interrupciones son agotadoras, una tortura cuando quieres terminar algo y no puedes.
  • Por eso te cunde más en sábado.

Así quedaría la POLÍTICA DE NO INTERRUPCIÓN:

• Flexibilidad con la replanificación.
• Intolerancia ante la interrupción. En la práctica:
  • No se iniciará ningún trabajo hasta finalizar el que está en curso.
  • En los trabajos de conocimiento, se restringirá la recepción de llamadas o correos a periodos breves de tiempo.
  • Sean cuales sean las presiones.
  • Si cedemos ante las interrupciones, la capacidad de producción quedará totalmente mermada. Y entonces vendrán más presiones.

Preguntas frecuentes sobre políticas de productividad industrial: