Efectos de la ausencia de políticas en la fabricación de casetas prefabricadas (ejemplo).

En este ejemplo veremos cómo la ausencia de políticas genera interrupciones, errores, demoras y una pérdida de márgenes muy significativa. También se verá con qué sencillez puede resolverse.

Creación de políticas en la industria de diseño y fabricación de casetas prefabricadas: CasetaPRE.

Antecedentes:

La empresa CasetaPRE tiene su proceso de negocio dividido en los siguientes pasos: comercial, oficina técnica, compras y construcción y montaje. La dinámica habitual en este proceso de negocio es la siguiente:

• Los vendedores captan proyectos de casetas y deben conocer los requerimientos de los clientes para entregar la información a la oficina técnica y que esta realice el diseño de la caseta.
• Sin embargo, lo habitual es que cada vendedor capte la información que el cliente le proporciona, sin profundizar más en la necesidad de dicha información. Por defecto, piensan que, si el cliente no aporta más datos, es porque no los tiene o porque no son necesarios, y que no se le debe molestar: bastante es que nos ha hecho un pedido.
• Con esa información incompleta, el pedido pasa a la oficina técnica para que desarrolle los cálculos y los planos de detalle. Faltan datos de todo tipo: color de las ventanas, ancho de las puertas, requerimientos de altura libre, tipos de acabado, etc.
• Toda esa información es necesaria para hacer el trabajo. Por tanto, la oficina técnica intenta conseguirla. Llama a comercial; comercial llama al cliente; comercial llama a la oficina técnica; la información sigue incompleta; la oficina técnica llama al cliente, etc.
• La imagen que transmite todo este proceso inspira muy poca confianza. El riesgo de cometer algún error aumenta exponencialmente; los costes de la oficina técnica se disparan, mientras que los plazos de entrega siguen corriendo.
• A todo esto, el comercial, en su falta de rigor, no se ha ahorrado trabajo. Por no cumplimentar bien la información le están friendo a llamadas, a él y a su cliente.
• Pero lo peor está por contar. Como los plazos corren, se inicia la fabricación de la caseta para ir ganando tiempo. Al no estar correctamente definida, enseguida surgen dudas en el taller. Los operarios paran y los encargados van a la oficina técnica para preguntar por detalles pendientes de aclaración.
• Mientras pueden, los operarios desarrollan, sin medios, sus propios detalles y acotaciones para seguir trabajando, a un coste mucho mayor que si los planos estuvieran totalmente definidos, claro.
• Cuando la oficina técnica va teniendo, por fin, la información, la va pasando al taller, con cuentagotas. Puesto que, en una caseta, los planos de instalaciones se ven afectados por la estructura, a veces la información llega demasiado tarde y hay que rehacer o bien los planos o bien la obra.
• Esto anterior en el mejor de los casos. En el peor de los casos, si no se detecta el error, la caseta se enviará mal al cliente y tendrán que hacerse reparaciones una vez entregada y con personal desplazado.
• Añadamos a todo esto los costes de imagen.

Propuesta de solución:

Para mejorar la situación anteriormente descrita y la competitividad, se desarrollará un documento de política industrial que afectará a todo el proceso de negocio y servirá de base para establecer normas de comportamiento comunes del equipo de CasetaPre y para el desarrollo de procesos y procedimientos de trabajo.

Los departamentos afectados por la política industrial serán:

• Departamento comercial.
• Oficina técnica.
• Fábrica.
• Dirección general.

DEPARTAMENTO COMERCIAL:

• Elaborarán un documento de alcance de los requerimientos y prioridades del cliente, que se entregará a la oficina técnica.
• Para lo anterior, habrá un formulario de especificaciones que deberá ser cumplimentado.
• El pedido no se cursará ni se enviará a la oficina técnica hasta que el comercial y el cliente hayan cumplimentado el formulario.
• Los plazos de entrega contarán a partir de que el cliente facilite la información completa de la caseta.
• El pedido deberá quedar definido de manera que las personas de la oficina técnica no tengan necesidad de contactar al cliente para definiciones.

OFICINA TÉCNICA:

• La oficina técnica no empezará a elaborar los planos de una caseta hasta que el cliente o el departamento comercial haya entregado el formulario de alcance debidamente cumplimentado.
• La oficina técnica no entregará trabajos a la fábrica hasta que no haya finalizado el desarrollo completo de la caseta.
• Cada técnico no empezará a desarrollar un proyecto hasta que no haya finalizado el que tiene en curso. No habrá desarrollos en paralelo.
• La definición deberá ser tal que los operarios no necesiten hacer consultas a la oficina técnica.

FÁBRICA:

• La fábrica no iniciará ninguna obra sin que la información y el despiece estén completamente desarrollados. La fábrica no hará cálculos ni pruebas de medidas.
• Antes de iniciar la obra, habrá una reunión de lanzamiento con la oficina técnica en la que se aclararán los detalles.
• La dirección de la fábrica no emitirá órdenes de trabajo a los trabajadores sin haber comprobado de manera fehaciente e inequívoca que los materiales están disponibles.
• Todo trabajo iniciado deberá continuarse hasta su finalización, sin interrupciones. Por tanto, no se podrán dar órdenes de cambio de trabajo por presiones; hay que acabar lo que está en curso.

Conclusión:

En todo proceso se debe aplicar una política universal:

NO ACEPTO – NO GENERO – NO ENTREGO: PROBLEMAS.

Preguntas frecuentes sobre políticas industriales: