Conceptos básicos de la planificación de la producción.

La planificación de la producción es gobernar:

• Gobernar la reacción a las circunstancias.
• Gobernar nuestros recursos.

Conceptos previos.

La planificación de la producción determina:

• Las entregas a los clientes (internos o externos).
• El coste al que se harán estas entregas.

De tal manera que constituye un factor determinante de la competitividad.

¿Qué debe tener en cuenta la planificación?

• Nivel 1 – Lo que sabemos:
  • Carga de trabajo: mix de producción pendiente, pedidos, etc.
  • Plazos de entrega.
  • Capacidad disponible.
• Nivel 2 – Lo que NO sabemos:
  • Averías de máquina.
  • Un repunte del absentismo.
  • Urgencias de clientes y reprocesos.
  • Un fallo de suministro crítico.
  • Un periodo de baja demanda.
  • Un pico de demanda fuera de la norma.
  • Una caída inesperada de la demanda.
  • Es decir, cambios no previstos en la carga de trabajo, la capacidad o los plazos de entrega.

Si te quedas en el Nivel 1, la planificación no sobrevivirá al primer encuentro con la realidad.

¿Qué hace la función de planificación?

• En el ámbito de lo conocido – Nivel 1:
  • Proponer:
    • La dotación de los recursos necesarios.
    • El orden o la secuencia de producción.
• En el ámbito de lo aleatorio (imprevistos) – Nivel 2:
  • Desarrolla los protocolos de reacción ante las perturbaciones de carga y de capacidad.
  • Se dota de los recursos para poder responder a dicha aleatoriedad.

Las planificaciones no suelen funcionar.

La causa es simple: no se suele pasar del nivel 1.

Ilusoriamente pensamos… esta vez todo irá bien.

Me atrevo a afirmar que, en la historia de la dirección de empresas, nunca se le dio tan poca importancia y se atendió tan mal a una función tan determinante.

Es una práctica común en las empresas: cuando las planificaciones fallan persistentemente, se intenta resolver creando la figura de un responsable de planificación, algo necesario, pero que acaba siendo un chivo expiatorio; mientras que otros, como el departamento comercial, cambian las prioridades a su antojo.

La planificación y su cumplimiento son responsabilidad de toda la organización, y hacen falta políticas muy robustas que sean respetadas por todos; cualquier perturbación, incluso pequeña, llevará al incumplimiento.

La planificación se divide en dos grandes partes:

• Creación de las condiciones por parte de la dirección.
• El proceso de planificación y simulación (dirigido a los técnicos de planificación y de producción).

Planificar es muy difícil.

Porque siempre caminas entre dos extremos: falta de recursos o exceso de recursos.

• Con recursos insuficientes, se sirve mal al cliente.
• Si hay recursos en exceso, incurres en sobrecostes:
  • Por eso, planificar es una de las funciones más complejas e importantes dentro de la empresa, y por ello hay que prestarle mucha atención y no improvisar nunca ni el momento ni la cantidad de recursos que asignamos.
  • Además, de manera impredecible, la demanda y la capacidad también fluctúan.

¿Qué consecuencias tiene la falta de planificación?

• El incumplimiento en las entregas a los clientes.
• Sobrecostes de producción derivados de una mala utilización de los recursos disponibles.
  • Es un claro factor de pérdida de competitividad.
  • De hecho, puede ocurrir que exista un sobredimensionamiento de recursos y que, además, no se cumpla con las entregas.

¿En qué se diferencia una industria de un taller?

La diferencia, en el fondo, radica en el grado de estabilidad del sistema:

• Se podría decir que una industria planifica y hace cumplir lo planificado dentro de unos límites de dispersión bajos.
• Un taller padece incidencias y cambia de trabajos de manera permanente, lo que hace imposible el cumplimiento de la planificación.

Una planificación de la producción rigurosa mejora la toma de decisiones.

Porque te permite decidir con datos y no por intuición:

• ¿Puedo aceptar más pedidos?
• ¿Tengo que contratar a más personal?
• ¿Ejercemos más presión comercial en el mercado para cubrir nuestra capacidad?
• ¿Invertimos en un cuello de botella?

La planificación permite trabajar con anticipación:

• Si creo una urgencia o adelanto un pedido de forma abrupta, es muy probable que algo salga mal porque no habré tenido tiempo de anticipar los materiales o la información necesarios.
• Si se anticipa lo suficiente, se podrá dotar al puesto de medios, materiales e información.
• Esto se traducirá en una reducción de las incidencias y las interrupciones, lo que facilitará el cumplimiento de la planificación.

Planificar no tiene nada de intuitivo.

A falta de un sistema riguroso de planificación y cálculo de la carga y la capacidad de trabajo, se tomarán decisiones intuitivas o bien bajo la presión.

• Esto genera enormes sobrecostes por recursos ociosos, a la vez que incumplimientos.
• Solemos asociar nuestro nivel de carga de trabajo con la sensación de presión y angustia que sentimos en un momento dado:
  • Nos creemos que estamos hasta arriba y hacemos horas extras un sábado para ver cómo el lunes el personal está sin trabajo.
  • Ampliamos la plantilla cuando lo único que había que hacer era reorganizar los recursos y mover algunas fechas (ahora no sabemos qué hacer con tanta gente).
  • Se rechazan pedidos porque creemos que estamos saturados, cuando en realidad sucede lo contrario.
  • O al revés, se aceptarán pedidos y fechas imposibles porque un comercial nos diga que se trata de un cliente muy importante al que no podemos fallar.

• Asociamos la carga de trabajo total del día con el pico de estrés de un momento, por breve que haya sido.      

• Nuestra mente no sabe cuantificar el factor tiempo. Por eso, la planificación requiere método, mucha reflexión y cuantificación cuando sea posible.

• Todo el tiempo dedicado a planificar derivará en una mejor organización de todos los recursos y en una mejora del servicio al cliente.

• Cada hora de anticipación se traducirá en 100 horas ahorradas de problemas en el futuro.

• Y aquí surge otro factor totalmente antiintuitivo: los problemas que se han evitado no se ven. Entonces sucede que, cuando una persona se anticipa mucho, se la considera alarmista y poco productiva:
  • Pero mírale… ¿Qué hace todo el día?

• Por eso solemos vivir apagando fuegos; requiere poco esfuerzo intelectual y está mejor visto. Todo son ventajas. En cambio, anticiparse exige pensar, y eso es muy duro.

• Las personas previsoras son como un héroe anónimo.

Planificar es gobernar.

Dada la importancia de la planificación, la responsabilidad de su cumplimiento debe recaer sobre un puesto con autoridad que la haga cumplir. De lo contrario, será sistemáticamente boicoteada.

SON POCAS LAS EMPRESAS QUE LE DAN A LA PLANIFICACIÓN LA IMPORTANCIA QUE TIENE.

POR ESO GOZAN DE UNA VENTAJA COMPETITIVA.

PLANIFICAR ES GOBERNAR.

La planificación de la producción determina:

• Las entregas a los clientes (internos o externos).
• El coste al que se harán estas entregas.

De tal manera que constituye un factor crítico para la competitividad.

Preguntas frecuentes sobre planificación de la producción: