A falta de un sistema riguroso de cálculo y planificación de la carga y la capacidad de trabajo, se tomarán decisiones intuitivas o bien bajo los efectos de la presión psicológica.
Esto genera enormes sobrecostes por recursos ociosos, a la vez que incumplimientos.
Solemos asociar nuestro nivel de carga de trabajo a la sensación de presión y angustia que sentimos en un momento dado:
- Nos creemos que estamos hasta arriba y hacemos horas extras un sábado para ver cómo el lunes el personal está sin trabajo.
- Te quedas hasta tarde un día para adelantar trabajo y, al día siguiente, te ves ocioso.
- Ampliamos la plantilla cuando lo único que había que hacer era reorganizar los recursos y mover algunas fechas (ahora no sabemos qué hacer con tanta gente).
- Se rechazan pedidos porque creemos que estamos saturados, cuando en realidad sucede lo contrario.
- O al revés, se aceptarán pedidos y fechas imposibles porque un comercial nos diga que se trata de un cliente muy importante al que no podemos fallar.
Asociamos la carga de trabajo total del día con el pico de estrés de un momento, por breve que haya sido.
Nuestra mente no sabe cuantificar el factor tiempo; por eso, la planificación requiere método, mucha reflexión y cuantificación cuando sea posible.
Todo el tiempo dedicado a planificar derivará en una mejor organización de todos los recursos y en una mejora del servicio al cliente.
Cada hora de anticipación se traducirá en 100 horas ahorradas de problemas en el futuro.
Y aquí surge otro factor totalmente antiintuitivo: los problemas que se han evitado no se ven. Entonces sucede que, cuando una persona se anticipa mucho, se la considera pesada y poco productiva:
- Pero mírale… ¿Qué hace todo el día?
Por eso solemos vivir apagando fuegos; requiere poco esfuerzo intelectual y está mejor visto. Todo son ventajas. En cambio, anticiparse exige pensar, y eso es muy duro.
Las personas previsoras son como un héroe anónimo:
- Nadie valora a quien evitó un problema, porque no se ve.
- Se enaltece a quien resuelve incidencias que nunca deberían haber sucedido.
Preguntas frecuentes sobre planificación de carga y capacidad:
Porque solemos medir la carga por el pico de estrés del momento, no por el total de trabajo y el tiempo disponible. Sin cálculo ni método, se decide por sensación o por presión.
Hacer horas extra “por si acaso” y luego estar ociosos; ampliar la plantilla cuando bastaba reordenar recursos; rechazar pedidos creyendo que hay saturación; o aceptar fechas imposibles por presión comercial.
El estrés puede provenir de incidencias y desorganización, aunque la carga real sea asumible. La carga se cuantifica (tareas, tiempos, capacidad); el estrés es una señal, no una medida.
Porque los problemas evitados no se ven. Se valora más al que apaga fuegos (que nunca deberían existir) que al que previene, aunque prevenir ahorre muchísimo tiempo y dinero.
Mejor organización de recursos, menos sobrecostes por ociosidad o por urgencias, mayor cumplimiento de fechas y mejor servicio al cliente. La anticipación reduce drásticamente los problemas futuros.