La primera causa de incumplimiento de los plazos de entrega es que se prometen unos plazos de entrega que son inviables para los procesos y capacidad de los que se dispone.
El incumplimiento no suele deberse a una falta de esfuerzo en la producción, sino a promesas imposibles.
No es extraño que se establezcan plazos de entrega de 4 semanas como estándar cuando, haciendo todo bien, es imposible entregar en menos de 6 semanas.
¿Qué dice el comercial de esto? Es que si digo 6 semanas de plazo, no me dan el pedido.
Te informo que el cliente ya sabe que no vas a entregar antes de la semana 6 (ya te conoce). La única diferencia es que, a partir de la semana 4, empezaremos a sufrir presiones y llamadas (como si eso resolviera algo). Además, es posible que el cliente utilice tu incumplimiento (que sabía de sobra que ocurriría) para obtener alguna compensación.
Puedes engañar a todo el mundo, pero no a ti mismo.
Si un pedido lo fuerzo como urgente adelantando a toda la cola de trabajo, se hará en 5 días en lugar de en 6 semanas. Cuidado con esto, porque los comerciales se lo saben y lo que hacen es generar urgencias ficticias para que se adelanten sus pedidos. Lo que no saben son las consecuencias destructivas que tiene en el proceso y la merma de la capacidad de producción, lo que provocará que se entregue menos de todo.
¿Por qué damos plazos de entrega incumplibles?
- Porque directamente desconocemos cuáles son nuestros plazos de proceso.
- Por presiones comerciales, vamos a ver si así el proceso se acorta.
- Por una merma permanente de la capacidad de producción.
- Por una carga de trabajo superior a la capacidad acumulada a lo largo del tiempo.
- Por interrupciones en el flujo de producción para adelantar pedidos, a costa de retrasar otros.
- Todas las anteriores a la vez, que, además, se retroalimentan y amplifican.
Pasos para dar un plazo de entrega coherente:
- Deja de engañarte y de engañar a los demás.
- Calcula los plazos de fabricación de tus procesos.
- Fija los “plazos de entrega y condiciones de catálogo” acorde a tus capacidades.
- Difunde entre todos los implicados los plazos de entrega de catálogo:
- Clientes.
- Comerciales.
- Operaciones.
- No permitas presiones que excedan las condiciones de catálogo. Las condiciones de catálogo son políticas de obligado cumplimiento para todos los implicados.
Es decir, la primera forma de cumplir con los plazos de entrega es prometer que entregarás en 6 semanas, no en 4. Los clientes te agradecerán que les digas la verdad… y que cumplas.
Una vez que damos un plazo de entrega coherente con el lead time de nuestros procesos y con nuestra capacidad de producción, se podrá estabilizar la producción:
- Evitar interrupciones y cambios de prioridades.
- Concentración en el plan establecido.
De esta manera no solo cumplimos con el plazo de entrega, sino que también hacemos una fábrica más productiva, con una cadena de mando mejor enfocada en lo que toca en cada momento y no en urgencias ni interrupciones.
CUMPLIRÁS CON LOS PLAZOS DE ENTREGA CUANDO RESPETES LOS PLAZOS DE ENTREGA.
Preguntas frecuentes sobre planificación de la producción:
Prometer plazos que son inviables para los procesos y la capacidad disponibles. No suele ser falta de esfuerzo en producción, sino una promesa imposible desde el inicio.
Porque el cliente normalmente ya intuye que no llegarás a 4; la diferencia es que desde la semana 4 empieza la presión, llamadas y fricción (y a veces peticiones de compensación), sin que eso acorte el proceso.
Son pedidos forzados como urgentes para saltarse la cola (a veces se pueden hacer en días), pero generan interrupciones y cambios de prioridad que reducen la capacidad global y hacen que se entregue menos de todo.
Por desconocer el lead time real, por presión comercial (“a ver si se acorta solo”), por merma permanente de capacidad, por carga superior a capacidad acumulada y por interrupciones para adelantar pedidos; suelen darse varias a la vez y se retroalimentan.
Calcular plazos reales de fabricación, fijar “plazos y condiciones de catálogo” según capacidad, difundirlos a clientes/ comerciales/ operaciones y tratarlos como política obligatoria: no permitir presiones fuera de catálogo. Cumplir empieza por prometer lo que se puede cumplir.