Las “dinámicas” de “mejora continua” están llenas de listas de “mejora” que no son “mejoras” sino carencias pendientes de resolver. No deberían estar en ningún debate. Deberían estar resueltas desde hace tiempo, sin consultar, diría yo.
No se han resuelto porque falta personal y/o presupuesto y no se resolverán por gestionar bien una lista de tareas pendientes en reuniones TOP.
Volvamos al ejemplo de hornear pan del capítulo anterior.
… Y hagamos un análisis del tipo EL OPERARIO NO SABE, NO PUEDE Y/O NO QUIERE.
NO SABE
- No nos vamos a repetir porque esto ya se ha explicado ampliamente en el boletín anterior.
- Pero en resumen: el proceso no se ha descrito, no se supervisa y enseña y no hay estándares de ejecución.
- Por lo que se hace mal, en gran parte, por desconocimiento.
NO QUIERE:
- Bien, después de enseñar, puede pasar que el pan no se rote, que se siga usando una bandeja lisa (que, a saber de dónde la han sacado, porque las tiré, creo que todas) y que se sirva pan duro… estaríamos en un caso de NO QUIERE hacer bien su trabajo.
- Y permíteme decir que no sé si NO QUIERE, pero no le ha puesto mucho interés porque han cortado pan duro (que no le pasaba el cuchillo) o húmedo (que mojaba las manos) y se lo han servido a los clientes.
- ¿Quizás es porque la dirección no le ha dado la suficiente importancia y por eso ponen lo que sale del horno esté como esté? ¿Quizás es porque todavía no se ha despedido a nadie por poner el pan duro a los clientes? ¿Acaso tienen el criterio claro? ¿Consideran si hacer un pan de calidad es su responsabilidad?
NO PUEDE:
- Pudimos ver que faltaban bandejas perforadas para hornear toda la demanda de pan.
- Además, a veces faltan hornos y, por eso, tienen que hornear con mucho tiempo de antelación para ir adelantando. Lo que hace que el pan no quede tan crujiente en el momento del servicio.
- El proveedor comete fallos de entrega y nos quedamos sin pan ante picos de demanda (lo que suele resolverse arrasando en supermercados cercanos).
¿Llevamos el horneado a un proceso de mejora continua?
¡NO! No hay nada que mejorar; hay que cumplir con el requerimiento mínimo.
Lo que tengo que hacer es dar soluciones a un montón de problemas.
Soluciones:
- Comprar más bandejas perforadas.
- Adquirir un horno más pequeño para hornear en horas más próximas al consumo.
- Dimensionar un stock de seguridad de pan congelado para cubrir los picos de demanda.
- Apercibir seriamente a quien sirva pan en mal estado a los clientes.
- Enseñar y supervisar el proceso.
¿Le llamaríamos a esto mejora continua? NO.
Entonces, ¿por qué se lleva a cabo un proceso denominado mejora continua, lleno de reuniones, burocracia y validaciones de cosas que deberían estar resueltas?
Pues porque damos tan poca autonomía a nuestros colaboradores que hasta para gastarse 50 euros en bandejas perforadas tienen que pedir un permiso especial que tendrá que ser evaluado en un comité extraordinario. Y nos tiramos mes y medio hasta que disponemos del utillaje. Es humillante para todo el que participa.
A veces, una compra extraordinaria de 215 € en una ferretería implica un proceso de aprobación con un coste de 1.210 € en horas y un plazo de 3 semanas.
Si es necesario, no es una mejora, es una carencia pendiente de resolver.
A mí se me ocurre algo para que no nos aburramos nadie:
- Todo lo que responda a NO SABE, NO PUEDE o NO QUIERE, es un problema que debe ser resuelto, sin más, cuanto antes.
- En este sentido, te propongo que lo arregles ya y que no consultes. Te costará un tercio del tiempo que le costaría consultarlo, y que participe mucha gente que no tiene ni idea.
- Si hay una carencia, se resuelve.
Empecemos por resolver de inmediato todos los problemas pendientes.
Si, por ejemplo, en una línea de envasado de botellas, se caen en una curva, entonces hay que poner una barrera más alta en la curva con unos rodillos que ayuden a girar. ¿Tengo que llevar esto a una reunión de mejora continua? No. Tengo que repararlo.
El problema radica en el lenguaje, en llamar mejora a evitar que las botellas se caigan al suelo. Es una carencia.
Si le llamo PROPUESTA DE MEJORA pues no transmite sentido de urgencia, ya se hará. Si le llamo PROBLEMA QUE DEBE SER RESUELTO INMEDIATAMENTE, me transmite otro mensaje.
Entonces, ¿qué es la mejora continua?
Sin denostar la solución inmediata de las carencias (de hecho, es lo primero que hay que acometer), la mejora continua requiere, sinceramente, un paso extra de creatividad y audacia.
La mejora continua requiere, sobre todo, buscar fuera de lo que ya funciona, para que funcione mejor.
Lo que sucede dentro de tu propio contexto son problemas que deben resolverse YA MISMO.
Las mejoras implican una visión externa y hay que forzar a toda la organización a buscar.
Preguntas frecuentes sobre mejora continua:
La resolución inmediata actúa sobre fallos que no deberían existir y que deben corregirse cuanto antes. La mejora continua, en cambio, exige ir más allá del mínimo exigible y buscar nuevas formas de trabajar mejor.
Porque muchos asuntos no son mejoras, sino problemas operativos básicos que están afectando al servicio, la calidad o la productividad. Llevarlos a comités y validaciones innecesarias solo retrasa la solución.
Significa identificar si el fallo se debe a falta de conocimiento, falta de medios o falta de actitud. Ese enfoque ayuda a atacar la causa real del problema y a decidir si hay que enseñar, dotar recursos o exigir responsabilidad.
Es clave. Cuando los equipos no tienen margen para resolver pequeños problemas con rapidez, la organización se llena de burocracia, lentitud y reuniones improductivas. Dar autonomía bien enfocada acelera la solución y mejora la operación.
Sería incorporar ideas, prácticas o referencias externas que permitan elevar el rendimiento más allá de corregir errores básicos. Mejorar de verdad implica creatividad, audacia y búsqueda activa de nuevas oportunidades.