Mejora continua ágil.

¿Por qué hacer las cosas fáciles cuando puedes complicarlas aún más?

Cuando tienes un sistema de mejora continua engorroso, tienes 3 sobrecostes:

1. El coste de las reuniones.
2. El coste de los consultores que cobran por diseñar y dinamizar dichas reuniones.
3. Y, el peor de todos, el coste de oportunidad por la demora en implantar las mejoras y en materializar los beneficios.

Burocracia, transferencia de información y decisiones en el ciclo de mejora continua.

La mejora continua y sus departamentos han terminado siendo una carga burocrática más en la que los informes, reuniones y registro de la información absorben mucha más dedicación que la propia mejora. Hasta el punto en el que ya no queda tiempo para la mejora.

Y es que, ¿Para qué hacer algo sencillo cuando lo puedes complicar todavía más? ¿Por qué asumir la responsabilidad de hacer algo cuando nos podemos reunir para debatirlo otra vez?

Se dedica más tiempo a registrar, comunicar y exhibir la intención de hacer algo que a hacerlo. Pensando que, al declarar nuestra intención podemos afirmar que la mejora está lanzada (como ya lo hemos dicho y enviado por email a 20 personas… pues, nada, que ya está hecho, prácticamente).

Todo tiende a la burocracia y más a partir de cierto tamaño de empresa. Porque todo el mundo quiere tenerlo todo registrado para poder salvarse de lo que pueda pasar… si salió mal, es culpa de otro (que lo tengo en un mail guardado), si salió bien es porque contribuí bastante (que también lo tengo en un mail en el que se demuestra que hice una sugerencia importante).

Si queremos mejora continua deberemos huir deliberadamente de la burocracia:

• ¿Documentamos este acuerdo de que tenemos la intención de hacer algo muy bueno?
  • ¡NO!
• ¿Llevamos a gráfico el último resultado y lo comentamos en una TOP 10?
  • ¡TAMPOCO!
• ¿Convocas una reunión familiar para informarles de que, en tu plan por ser más sano, hoy vas a comer verduras hervidas?
  • No, simplemente lo haces, sales a andar o vas al gimnasio, rechazas cervezas y bocadillos de panceta. Vas a por ello.

Si una empresa hay una cultura de la mejora continua real, se dedica a mejorar, no a documentar que mejora. De hecho, idean y aplican tantas mejoras que no tienen tiempo para registrarlo.

De igual manera, no se dedican a graficar o cocinar todos los indicadores intermedios y a reunirse en torno a ellos. Porque lo que importa es hacer las cosas bien y vigilar los muy pocos e importantes indicadores finales.

Pero, entonces, ¿Cómo puedo aplicar la mejora sin las 5 reuniones TOP diarias? ¿Cómo y quién toma decisiones?

Objetivo de la mejora continua ágil.

El objetivo de la mejora continua ágil es el de reducir el tiempo entre la idea o propuesta de mejora y la implantación de la misma, eliminando toda la carga de burocracia y pérdidas de tiempo que se dan en el proceso de toma de decisiones y ejecución. Esto implica:

• NO BUROCRACIA: Reducir/eliminar el tiempo de registro.
• AUTONOMÍA: Reducir el tiempo de espera de aprobación de la propuesta.
• RECURSOS DEDICADOS Y VELOCIDAD: Reducir el tiempo de ejecución.

Principios de la mejora continua ágil.

• Si está roto, se arregla. Si el beneficio es evidente, se hace. Si debe ser mejorado, se mejora.
• Mejorar YA lo que es evidente y de bajo coste.
• Quienes ejecutan el trabajo y los mandos tienen el 80 % del conocimiento y de la información: no necesitamos escalar cada idea para someterla a un proceso burocrático de validación que acabará de vuelta consultando a dichos mandos.
• El 70 % de la ejecución de las mejoras dependen de cambios en máquinas e instalaciones:
  • No necesitas reuniones en las que dar seguimiento a las mejoras que no se implantan.
  • Es preferible asignar esas horas a técnicos de mantenimiento que se dediquen a implantar las mejoras según surgen.
  • Necesitamos más horas de personal de mantenimiento y menos horas de coordinación de 5 personas hablando de lo que todavía está pendiente.
• Lo mismo puede suceder con el departamento de software.
• No escatimes en recursos para mejorar con rapidez.
• Tomar consciencia del coste de oportunidad: velocidad.

Buenas prácticas.

NO BUROCRACIA:

• Limitar las reuniones a las mínimas necesarias.
• Limitar la cumplimentación de registros a lo mínimo necesario.
• Reducir los indicadores de seguimiento a pocos y muy relevantes.

AUTONOMÍA:

• Políticas de decisión en las que las personas puedan acometer mejoras sin consultar:
  • Si está roto, se arregla. Si la mejora es obvia, se implanta.
  • Establecer un presupuesto por mejora.
  • Asimetrías del riesgo: hay mucho que ganar y poco que perder.
  • Hay que hacerlo sí o sí: por PRL, la máquina produce muchos defectos, exigencia de un cliente o normativa, etc.
  • No hacerlo está generando un elevado coste de oportunidad.
• Dar criterios a los participantes mediante formación, establecimiento de objetivos claros e información compartida.
• Seguridad psicológica:
  • Para actuar sin miedo al error.
  • Para no escalar todo al siguiente nivel y luego al siguiente y así hasta que se hace un atasco en el que todo está pendiente.
  • Para no convocar tantas reuniones de validación.

RECURSOS DEDICADOS, PRIORIZACIÓN Y VELOCIDAD:

• Cuando haya que escalar una mejora, los jefes tendrán como prioridad la atención a dicha mejora. La mejora siempre es una prioridad.
• Refuerza el mantenimiento:
  • El 70 % de las mejoras se demoran porque el equipo de mantenimiento no tiene tiempo, las urgencias y averías siempre son prioritarias.
  • Asigna a una persona de mantenimiento para las mejoras, por lo menos.
  • Si le sobra tiempo, puede reforzar el preventivo o dar una respuesta más ágil al correctivo.
• Refuerza el departamento de IT para no demorar mejoras.

DISCLAIMER:

• Esta metodología lleva a errores.
• Aunque suelen ser de un coste mucho menor que el de burocratizar y ralentizar todo.

Ante todo, velocidad, porque…

SÍ NECESITAS UNA MÁQUINA Y NO LA HAS ADQUIRIDO TODAVÍA, ENTONCES YA ESTÁS PAGANDO POR ELLA.

Henry Ford

Aplica esta misma cita a una mejora cualquiera, en la que, además, no tienes una inversión en capital (o muy pequeña).

Preguntas frecuentes sobre mejora continua: