El error de adelantar pedidos para facturar antes.

Nos ponemos muy nerviosos porque no sabemos si vamos a llegar a la facturación mínima necesaria a final de mes:

Entonces, trastocamos la planificación para forzar entregas.
Puedo entenderlo, el miedo es humano, a mí me pasa a veces, pero he aprendido cómo superarlo y os lo revelaré al final.
Interrumpir el flujo y el orden de la producción para facturar antes hará que se pierda facturación total por pérdida de capacidad.
Es peor que inútil, es altamente dañino.

Son muchas las ocasiones en las que los gerentes y directores comerciales justifican la interrupción permanente de la producción bajo el pretexto de que la propuesta de valor de la empresa es el servicio; que sin servicio la empresa no sobrevive a la tan dura competencia.

Por si fuera poco, el director financiero impone facturar antes, puesto que facturar antes significa “adelantar dinero para sobrevivir”.

En este escenario, se consienten todo tipo de rupturas de la planificación, interrupciones y cambios de formato no programados. Eso trae como consecuencia principal lo que se lista a continuación:

Sobrecostes de producción.
Frustración dentro del equipo.
Pérdida de capacidad de producción.
Fallos permanentes de servicio.
Lo que, para sorpresa de nadie, llevará a que facturemos menos, no más.

Una interrupción en el proceso de producción (o de cualquier trabajo) para cambiar de un trabajo a otro, no es un efecto de suma cero, es de suma negativa.

Y luego nos quejamos de que la fábrica no es productiva.

¿Cómo se empieza la presión para facturar antes?

Las planificaciones de producción se rompen constantemente a través de las urgencias que los distintos comerciales y el director financiero generan a las operaciones.
Se violan los cauces de los procesos de la información definidos llamando directamente los comerciales al jefe de producción y si no les funciona a los mandos intermedios pidiendo y rogando que se adelante su pedido…
Esto lo hacen 7 personas diferentes a la vez. El responsable de producción “acaba haciendo caso al que mejor llora”. Por lo que se responde más a las presiones que a los planes.
De manera que resolvemos un asunto a costa de demorar otros seis. Los costes de esto no se cuantifican, es imposible, pero te garantizo que son varias veces lo que parecen.
Puesto que esto genera una pérdida de capacidad y el resto de las órdenes de trabajo siguen pendientes, pronto aparecerán nuevas urgencias que obligarán a nuevos cambios de trabajo sin haber finalizado el que está en curso.
Y, claro, el trabajo sin finalizar, no se puede facturar. Entonces, tenemos que presionar más… Nos hemos metido en un círculo vicioso.

¿Qué está pasando?

Pues que, a causa de las interrupciones debidas a este “servicio excelente” que queremos prestar, se merma de manera drástica la capacidad de producción. Como consecuencia se reduce la capacidad de servicio a los clientes.
De manera que se produce la paradoja de que por dar “un buen servicio”, se está penalizando la capacidad de dar bien todos los servicios.
El mes que viene, los problemas en las entregas serán todavía mayores.
Y, por tanto, los problemas financieros crecerán, porque, a este paso, cada vez facturaremos menos. En esta dinámica, la facturación tiende a cero.
El jefe de producción tiene cada vez peores resultados debido a la urgencia que tienen otros por mejorar sus números. Entonces, se le acabará responsabilizando porque cuando las operaciones van mal, todo va mal.
A esto suma los problemas administrativos internos y con el cliente que se dan a causa de forzar el adelanto de facturas, algo que al cliente no le gusta nada, por cierto.

Tú no te pongas nervioso. Lo que tienes que observar es si el flujo es constante y que se está creando valor sin interrupciones, cuanto más mejor. Al final, ese valor, lo facturarás. Y ya está.

MENTALÍZATE DE QUE CADA INTERRUPCIÓN POR ADELANTAR UNA COSA ES UN PERDIDA DE FACTURACIÓN POR RETRASAR DOS. MANTENTE FRÍO.

CONVÉNCETE DE QUE UN FLUJO DE PRODUCCIÓN SIN INTERRUPCIONES TE GENERARÁ UNAS FINANZAS SANEADAS Y UN MEJOR SERVICIO A LOS CLIENTES.

Preguntas frecuentes sobre dirección de operaciones:

¿Por qué adelantar pedidos “para facturar antes” puede hacerte facturar menos?

Porque obliga a interrumpir trabajos en curso y a cambiar de tarea continuamente, lo que genera pérdidas de capacidad (no es suma cero, es suma negativa). Eso deja más pedidos pendientes, crea nuevas urgencias y reduce la producción total.

¿Qué efectos provoca romper la planificación para adelantar una entrega?

Sobrecostes de producción, frustración interna, pérdida de capacidad y, como resultado final, fallos permanentes de servicio (paradoja: por “dar buen servicio”, empeoras el servicio global).

¿Cómo empieza el círculo vicioso de las urgencias para facturar antes?

Cuando comerciales (y a veces finanzas) saltan los cauces y presionan directamente a producción para “colar” pedidos. El responsable acaba priorizando “al que mejor llora”, se resuelve un caso a costa de retrasar varios y aparecen nuevas urgencias por acumulación.

¿Por qué cambiar de un trabajo a otro tiene un coste tan alto en fábrica?

Porque hay tiempo de cambio (preparación, ajustes, reorganización, pérdida de foco) que nadie suele cuantificar. A veces se dedica más tiempo a cambiar que a producir, y esas pérdidas son irrecuperables.

¿Cuál es la idea clave para mejorar servicio y facturación sin romper la producción?

Proteger el orden y el flujo: evitar interrupciones por “facturar antes” y tomar decisiones considerando consecuencias de segundo orden (capacidad y coste total). Si se normaliza la interrupción, el mes siguiente suele ser peor: más retrasos, más coste y menos facturación.