Planificar con demasiado detalle la producción a medio plazo es una pérdida de tiempo. Esto se debe a que las circunstancias son muy cambiantes. Por eso deberemos optimizar nuestro esfuerzo en cada fase.
A efectos de planificación, prever lo que ocurrirá dentro de una semana en una sección puede ser tan difícil como prever lo que ocurrirá dentro de un año. Los motivos son los siguientes:
- La cadena de dependencias entre fases de producción es muy extensa, por lo que lo que ocurre en una fase afecta de forma determinante al resto del proceso.
- Las incidencias y demoras no previstas ocurren de forma permanente durante la producción.
- El director comercial puede cambiar de prioridades 3 veces por semana.
Ejemplo.
Supongamos que organizo un viaje para visitar a un cliente. El viaje consiste en salir de Torrijos y llegar a Barcelona, donde he quedado con mi cliente. Decidimos cenar juntos, por lo que la hora de llegada al punto de encuentro en la avd. de la Diagonal se fija a las 20:00 horas.
Para realizar el viaje, decido ir en tren, por lo que planifico los horarios para llegar a tiempo a la hora acordada con mi cliente.
Tengo que hacer un trasbordo en Madrid y la duración de cada trayecto es de:
- Torrijos – Madrid: 1 hora.
- Madrid – Barcelona: 3 horas.
Planificando el viaje, mi plan es el siguiente:
- Salgo de Torrijos en tren a las 15:00 horas.
- La duración del trayecto es de 1 hora, por lo que llego a la estación de Atocha a las 16:00 horas.
- Tardo 15 minutos en cambiar de tren.
- Dejo un margen de 5 minutos para realizar el cambio.
- Salgo en AVE desde Madrid a las 16:20 horas y llego a Barcelona a las 19:20 horas.
- Planifico 25 minutos de tiempo hasta coger un taxi.
- A las 19:45 horas tomo el taxi en dirección a Avd. Diagonal.
- La duración del trayecto es de 15 minutos, por lo que a las 20:00 horas llego al punto de encuentro.
En principio, con mi planificación no debo tener problemas para llegar a la cita con mi cliente. Pero analicemos qué sucede si los tiempos de algunas etapas no se cumplen.
Supongamos que el primer tren no cumple con su horario y se retrasa 10 minutos.
¿Llegaré 10 minutos más tarde? Veámoslo:
- Salgo de Torrijos en tren a las 15:00 horas.
- La duración del trayecto es de 1 hora más los 10 minutos de retraso; llego a la estación de Atocha a las 16:10 horas.
- Tengo 15 minutos disponibles para hacer el cambio de tren (sin contar los 5 minutos de margen), por lo que llego a la entrada del AVE a las 16:25 horas.
- He perdido el tren. Tengo que comprar un billete nuevo y esperar al siguiente que sale a las 17:30.
- La duración del trayecto es de 3 horas, por lo que llego a Barcelona a las 20:30.
- Tomo el taxi a las 20:55 y llego al punto de encuentro a las 21:10.
¿Retrasarme 10 minutos conlleva que el final del proceso se retrase 10 minutos? NO. El retraso ha sido de 1 hora y 10 minutos.
Supongamos ahora que los trenes cumplen con sus horarios y yo decido ir relajadamente en el desplazamiento para realizar el trasbordo. Me tomo para ello 25 minutos. ¿Qué sucederá? Lo mismo.
Qué ocurre en un proceso productivo real.
Ahora, imaginemos que tu proceso tiene 20 fases y 10 almacenes intermedios. ¿Qué consecuencias tendrá, en la entrega final de un producto, la ocurrencia de una incidencia de dos horas en la fase 5? Es sencillamente incalculable.
A veces, los jueves se planifica en detalle (por horas) para toda la semana siguiente. A este trabajo un técnico puede dedicarle 2 días.
- Pues bien, el lunes por la tarde este trabajo de planificación ya no sirve.
- ¿Por qué? Porque habían aparecido incidencias, cambios de prioridad, urgencias y el efecto “pérdida del tren” (un transporte, entrar en una autoclave, túnel de pintura, etc.).
El problema de lo anterior no es solo que el técnico dedica un tiempo enorme a algo que no funcionará, sino el hecho de que no puede centrarse en el objetivo de la planificación:
- Que no falten recursos.
- Que no sobren recursos.
- Que los mandos intermedios dispongan de información clara acerca de qué hacer y en qué orden cada día:
- Para anticipar y preparar el trabajo.
- Para controlar la productividad y la producción.
Entonces, ¿cómo debe planificarse?
A medio plazo hay que planificar carga y capacidad:
- Asignar los recursos necesarios para la producción que se desea realizar durante un periodo determinado.
- O bien, adaptar la carga a los recursos disponibles.
- Ajustar carga y capacidad:
- Si falta carga: hacer productos de stock, adelantar pedidos, etc.
- Si falta capacidad: incrementar recursos y horas, retrasar los pedidos, etc.
- En esta fase, el planificador no debe preocuparse por el orden de las diversas tareas en detalle.
Cuándo hacer la planificación en detalle:
- Con la carga y la capacidad ya ajustadas, toca repartir el trabajo en detalle.
- Se programará la producción cada día o, como mucho, cada dos días: secuencia, hora de inicio y recursos asignados.
- Así, el planificador dedica tiempo a una situación más conocida y probable.
- Y el cumplimiento de la planificación también será mucho más probable, con una desviación menor.
- Se programará con los siguientes criterios:
- Lanzar órdenes hasta saturar la jornada.
- Cumplir con la producción comprometida.
- Ambos criterios no se podrán cumplir al 100 %.
- Aunque el planificador deberá tenerlos como objetivo.
- La programación será la guía con la que el mando intermedio organizará la sección a su cargo.
Gestión de los cambios de prioridades y urgencias:
- Esto es algo totalmente inevitable. Por este motivo, se debe contar con criterios de gestión.
- La política para este caso será la NO INTERRUPCIÓN DEL TRABAJO EN CURSO.
- Es decir, no partiré un lote por la mitad; terminaré el que estoy haciendo.
- Tampoco interrumpiré el desarrollo en la oficina técnica.
Más importante que la precisión de los cálculos es que dispongas de un modelo de planificación que se adapte a tu casuística y que sea fácil de operar o no se utilizará.
CUANDO LA PLANIFICACIÓN SE CONVIERTE EN ALGO FARRAGOSO, SENCILLAMENTE, NADIE PLANIFICA.
Preguntas frecuentes sobre criterios de planificación:
Porque el sistema cambia continuamente: incidencias, demoras y cambios de prioridad hacen que un plan horario de toda la semana quede obsoleto muy rápido.
Que un pequeño retraso en una etapa puede provocar una desviación enorme por el efecto de “pérdida del tren”: el retraso no se suma linealmente; se amplifica por dependencias.
En lugar de secuenciar al detalle, hay que planificar la carga y la capacidad: asignar recursos a la producción esperada del periodo o adaptar la carga a los recursos disponibles (adelantar stock/pedidos, mover horas/recursos, retrasar pedidos, etc.).
Cuando ya están ajustadas la carga y la capacidad. La programación detallada debe hacerse cada día o cada dos días, ya que el contexto es mucho más conocido y el cumplimiento será más probable.
Con una política clara: NO INTERRUPCIÓN DEL TRABAJO EN CURSO. Replanifica lo que haga falta, pero evita partir lotes o desarrollos a la mitad; terminar lo empezado protege la capacidad y reduce el caos.